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La maladie des réunions
Chaque semaine, nous mettons à l’honneur un concept, une expression, une théorie, un jargon… directement lié à notre quotidien : la vie de bureau ! Zoom sur la réunionite.
Réunions incessantes ? La réunionite ou le fait de passer son temps de travail en réunion est un phénomène qui touche de plus en plus d’entreprises. Selon une étude de l’Observatoire de l’Infobésité et de la Collaboration Numérique, un collaborateur est invité à participer à 6 heures et 30 minutes de réunion chaque semaine. Pire, les managers passent plus de 14 heures en réunion quand les dirigeants passent 24 heures et 56 minutes. De nombreuses heures qui mènent pour la plupart à une issue peu productive. En effet, le terme réunionite réfère au fait de planifier trop de réunions, sans préparation et sans objectif clair. Ce qui engendre sans nul doute, une perte de temps et d’efficacité sur les sujets à traiter.
La réunionite correspond à l’association du mot réunion et de la terminaison « ite » souvent utilisé en médecine pour désigner une inflammation. Une combinaison qui signifie dans ce sens, une « maladie professionnelle ». Une définition peut être un peu excessive mais la réunionite peut avoir un réel impact sur la productivité et pour cause, selon les sondages 3 réunions sur 4 n’aboutissent à aucune prise de décision.
L’impact sur le travail en entreprise
Quels sont les symptômes ? La réunionite intervient souvent lorsque les réunions sont mal préparées, autrement dit lorsqu’aucun objectif clair n’est défini en amont, que les collaborateurs ne sont pas préparés ou prévenus trop tard, qu’il y a peu de rigueur dans la prise de parole ou encore que les sujets de discussion soient hors sujet. Les effets sur la vie en entreprise ? Une perte de temps pour les collaborateurs, une baisse de la productivité puisque ces réunions interrompent le travail de chaque individu et ralentissent le rythme de l’équipe.
Le manque d’engagement des participants se traduit par un faible intérêt des participants pour les discussions ou encore un problème de concentration dû à l’organisation. Une situation qui peut mener à terme à une saturation et à une baisse de motivation des salariés. La redondance des sujets évoqués peut aussi générer une frustration de la part des participants. En outre la multiplication des réunions de suivi par exemple peut donner l’impression aux collaborateurs d’être surveillés, et donc de renvoyer le sentiment qu’ils ne sont pas dignes de confiance. Ce qui à terme peut limiter les prises d’initiatives et freiner l’innovation.
Quels remèdes ?
Contrairement à certaines maladies, la réunionite se soigne. Quelques conseils pour éviter de tomber dans ce fléau. Un premier aspect primordial : l’organisation de la réunion. En amont de la réunion, il faut définir un objectif clair, établir un ordre du jour, inviter les personnes concernées seulement (moins de 10 pour que la réunion soit efficace) et prévenir au moins une journée avant pour que les collaborateurs aient le temps de se préparer.
Ensuite, il faut pouvoir animer cette réunion dans les règles de l’art, en commençant par être à l’heure, par mettre à l’aise les employés, être attentifs aux signes de fatigue et d’attention et surtout donner la parole à tout le monde afin que chacun trouve sa place. Dernier conseil, limiter la durée des meetings pour ne pas perdre du temps et aller droit au but. Ce qui permet à la fois de gagner en productivité et de ne pas perdre l’attention des collaborateurs. Méthode encore plus restrictive, supprimer les réunions qui ne sont pas nécessaires. Une note interne ou un point entre collègues peut suffire.
