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Qui n’a pas déjà perdu son temps à rédiger un mail ? Préparer son texte, formuler ses idées, et se relire pour vérifier son ton, son orthographe autant que son professionnalisme… Rapidement, le temps passe, le courriel traîne, et tout le monde y perd. Ce blocage porte bien son nom : le syndrome du message parfait.
Comme son nom l’indique, ce syndrome pousse à chercher la perfection. Du vouvoiement, à la virgule près, au « bien cordialement », tout est soigneusement calculé. Mais ce souci du détail fait perdre de précieuses minutes dans une journée, et risque également de diluer l’essentiel du message. Rappelons-le, à l’origine, un bon mail, c’est surtout un message compréhensible et structuré.
Quand le souci du détail devient un piège
Écrire un bon mail, c’est montrer son professionnalisme… Avec, parfois, une petite voix qui a peur du jugement ou de paraître incompétent en cas d’erreur ou de faute. Un mail, c’est aussi le reflet de son image professionnelle. La communication écrite peut parfois être à double tranchant, au risque d’être mal compris, trop sec, trop direct… Et le message transmis n’est plus le même.
Être perfectionniste dans sa communication n’est pas un défaut en soi. Sauf si cela devient un frein ! Gare à ce que cela ne retarde pas trop les prises de décision ou ne décale les multiples échéances. Le temps reste une ressource rare en entreprise. Et à l’autre bout du « fil », un client peut aussi être dépendant d’une réponse. À trop attendre le bon moment, soit lorsque vous considérez qu’un message est « parfait » pour être envoyé, vous vous exposez à entacher vos relations professionnelles…
L’art de la rédaction
Écrire un mail est devenu tout un art. Certains utilisent une intelligence artificielle pour se simplifier la vie : un gain de temps considérable, certes, mais au détriment de la spontanéité et de leur propre style. Alors pour s’en sortir, avoir une structure claire est un indispensable. Le contexte, explicité en une phrase, l’objectif du mail et ce qui est attendu de l’interlocuteur, en étant précis mais concis… sans oublier d’ajouter les précisions en termes de deadline, par exemple. Faire « trop » risque de noyer l’information. Préférez des phrases courtes et allez droit au but, plutôt que des justifications interminables et du formalisme poussé à l’extrême. Il est possible de rester poli avec des courtes phrases, tout en étant plus clair qu’avec un trop long paragraphe.
Les clés : formuler ses phrases au plus simple, être direct et ne pas toujours chercher la perfection. Une fois le mail écrit, il reste encore l’exercice de la relecture, qui peut, à son tour, faire perdre un temps précieux. Alors se relire, oui… Mais ce n’est plus le moment de tout remettre en cause ! Concentrez-vous ici sur les fautes d’orthographe, les mots oubliés et les étourderies (comme l’oubli de la pièce jointe !). Reste alors le plus difficile, accepter que rien n’est parfait, et trouver le courage d’appuyer sur « envoyer ».
