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Tentons quelques pistes pour dire adieu à ce fléau de la vie de bureau…
En ces temps « d’infobésité », la lutte contre la pollution numérique devient un impératif. Chaque entreprise doit s’en emparer. Et la vôtre ?
Nous sommes début septembre. Vous rentrez peut-être seulement de vacances. Si oui, vous devez sans doute composer avec une avalanche de courriels, lesquels se sont accumulés durant votre absence. La chose angoisse bon nombre de salariés car il n’est pas évident de séparer ensuite le bon grain de l’ivraie. Il y a la peur de manquer la bonne information au milieu d’un flot ininterrompu de nouvelles diverses et variées. Cela s’appelle « l’infobésité ». Nouveau concept pour dire que le trop est l’ennemi du bien.
Il existe désormais un Observatoire de l’Infobésité et de la collaboration numérique (OICN). Celui-ci conclut, grâce à des informations collectées par Mailoop, que le salarié moyen reçoit en moyenne 144 courriels par semaine. Selon ces chiffres datés de 2023, cela monte à 200 pour les cadres et 400 pour les dirigeants.
Un plan d’action et une hygiène mentale à respecter
Reste donc à délimiter une méthodologie précise pour contrer ce fléau qui peut coûter cher à votre productivité… Le premier conseil semble plus facile à dire qu’à faire. Il consiste à faire le tri régulièrement, afin de ne pas se laisser dépasser par l’accumulation. C’est une hygiène mentale quotidienne qu’il s’agit ainsi de mettre en place. Ne laissez pas s’installer ce petit rond rouge en haut à droite de l’icône « Mail » ! Le phénomène est bien connu. Plus les choses s’accumulent, plus la procrastination est tentante.
Aussi, ne pas hésiter à se créer deux voire trois ou quatre adresses mails. La chose permet ainsi de séparer précisément votre activité par tranches, surtout à l’heure où les salariés sont nombreux à cumuler leur emploi avec une activité en freelance. Cette méthode offre une meilleure vue d’ensemble, en délimitant précisément chaque secteur de votre travail. Mieux vaut également recourir à une adresse dite « contact » destinée au grand public et facile à trouver sur le site Internet de votre entreprise, afin de ne pas communiquer trop ouvertement votre adresse mail de travail.
Ensuite, notons que chaque courriel ne nécessite pas forcément une réponse. Un simple « vu » peut suffire, surtout lorsque votre interlocuteur se situe dans la pièce voisine et peut venir vous solliciter en direct, si besoin.
En ultime recours, déclarer « la faillite de l’e-mail »
Il faut également lutter contre le fléau des spams, ces indésirables pas si faciles à chasser. Le recours à divers logiciels est une possibilité, moyennant quelques euros par mois. L’outil « désabonnement », facilement accessible et gratuit sur Gmail, est d’une grande utilité.
Si votre boîte mail est vraiment pleine à craquer, jusqu’à devenir inopérante en raison de l’absence d’espace de stockage, des solutions d’ultime recours sont à portée de main. Il est ainsi possible, selon une formule en apparence inquiétante, de déclarer « la faillite de l’e-mail ». En anglo-américain, cela s’appelle l’email bankruptcy. Cette méthode draconienne provoque évidemment des dégâts – vous perdrez une bonne partie de vos données – mais vous pourrez a minima repartir sur des bases saines, élaguées.
De bonnes pratiques à adopter en interne
La lutte contre l’infobésité passe surtout par de bons comportements en interne. Il est notamment conseillé – entre collaborateurs – de privilégier l’usage de messageries comme Zoom, WhatsApp ou Telegram. L’information peut également passer par voie orale (en direct ou par téléphone). Le bon vieux courrier papier n’est pas à négliger.
Notons qu’au-delà d’un objectif de productivité, la lutte contre le trop-plein de courriels est également un impératif écologique et durable. La pollution numérique représente 4 % des émissions de gaz à effet de serre. Soit davantage que l’impact du secteur aérien !
