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Depuis la pandémie de Covid-19, savoir travailler à distance est devenu indispensable tant pour les entreprises que pour les organisations. Des outils numériques ont émergé afin de permettre à chacun de travailler en équipe, ceci même lorsque ses membres sont éparpillés partout en France ou dans le monde. On peut considérer quatre outils incontournables pour travailler à distance.
Nota : de nombreux autres outils existent, par exemple des outils de GRH (Gestion des Ressources Humaines) pour mesurer le temps de travail. Cette liste regroupe les outils les plus importants pour une collaboration efficace. Si plusieurs exemples d’outils sont fournis, il convient d’en choisir un seul en fonction des besoins des équipes et des projets. Si ces outils sont indispensables pour la collaboration à distance, un bon management et une bonne communication restent des facteurs clés de succès pour que le travail à distance se passe bien !
Travailler à distance = communiquer à distance
Le travail en équipe se base sur la communication. Le premier outil à mettre en place est par conséquent un outil de communication instantanée. Il est essentiel pour que les collaborateurs puissent échanger en temps réel. Ils peuvent ainsi partager leurs idées, poser des questions sur les problèmes qu’ils rencontrent, donner des mises à jour sur leur avancée… Munis de la fonctionnalité de visioconférence, ces outils permettent d’échanger en vidéo. Et les fonctionnalités de partage d’écran permettent aux interlocuteurs de rapprocher leur expérience du présentiel.
Exemples d’outils : Slack, Teams, Meet ou Zoom.
Le partage de fichiers comme pivot du travail collaboratif
La question des données est centrale dans toute organisation. Le partage de documents ou de fichiers est essentiel pour une collaboration efficace. Aujourd’hui, les outils permettent d’aller plus loin avec un volet collaboratif toujours plus étoffé. Un gain de temps et d’efficacité précieux ! L’éditeur est un point sensible dans la mesure où ces outils de partage de fichiers s’insèrent dans un écosystème.
Exemples d’outils : Drive (Google), OneDrive/SharePoint (Microsoft) ou Dropbox.
Gérer un projet à distance en toute fluidité
La messagerie instantanée est indispensable, mais le mieux est encore d’automatiser la communication. Des outils de gestion de projet permettent d’avoir une vision globale des tâches à accomplir, des échéances à respecter et des personnes travaillant sur un projet. On peut les compléter par un outil permettant de générer un organigramme en ligne. L’organigramme généré permettra de suivre la chaîne de l’autorité hiérarchique au sein de l’équipe projet par exemple. La méthode agile en gestion de projet se prête particulièrement bien à l’usage de ces outils.
Exemples d’outils : Asana, Trello ou Kira.
Last but not least : signer à distance!
La signature numérique ayant même valeur que la signature manuscrite, il est indispensable de se munir de cet outil. Ainsi, le travail à distance n’entravera pas le bon fonctionnement de l’organisation.
Exemples d’outils : DocuSign, Adobe Sign, YouSign, HelloSign.
