references
STrATéGIE & INNOVATION NUMérIqUE
Haute résolution
de GED en mode SaaS ou Cloud. A moins d’avoir des documents numériques qui, à l’unité, sont extrêmement gourmands en ressources, on a vraiment intérêt à choisir ces solutions », confirme Eric K’Dual. Il ajoute que « la gestion documentaire tend à se simplifier, et le recours croissant aux solutions disponibles en ligne accentue cette simplification. On trouve bon nombre de projets de GED qui mêlent les fonctionnalités. Ceux-ci se situent à mi-chemin entre par exemple Google Documents, une suite logicielle bureautique développée par le géant américain Google et accessible en ligne, et Google Drive, un service de stockage et de partage de fichiers également disponible dans le Cloud. A l’heure actuelle, l’approche globale des entreprises en matière de GED est davantage celle d’un travail collaboratif, d’une plateforme d’échange, que celle d’une seule organisation d’archivage et de stockage des données. » Une solution de GED permet de stocker, chercher, extraire et éditer des fichiers. De multiples formats sont pris en compte, comme ceux des traitements de texte, tableurs, des flux audio, vidéo. Mais si les besoins de l’entreprise se limitent à ces quelques tâches, inutile de se tourner vers les offres de GED les plus sophistiquées. Des outils de travail collaboratif plus basiques font tout à fait l’affaire, comme Microsoft SharePoint, ou des outils « open-source » comme DSpace et OpenKM. Le géant Google a également réalisé une percée surprenante sur ce marché florissant avec ces différentes solutions. Les visages que peuvent prendre une GED disponible par le biais du Cloud se regroupent généralement en trois catégories : un simple site de références partagées, entièrement géré et basé sur un système SaaS, des solutions logicielles hébergées sur des serveurs dédiés, ou des services de plate-forme applicative plus élaborées. SaaS fait figure de dispositif simple et souple, en fournissant aux utilisateurs individuels une interface prédéfinie. Ils accèdent au service souhaité par l’intermédiaire d’un navigateur web. Les opérations les plus courantes peuvent être réalisées avec cette solution comme l’édition partagée ou l’indexation des contenus. En plus de son coût assez faible et de sa souplesse d’utilisation, quotidiens. La plupart des tâches importantes que sont le partage, la gestion de versions, la recherche, figurent parmi les 20% d’opérations réellement utiles et systématiquement proposées », souligne Eric K’Dual. Cependant, au-delà de quelques dizaines d’utilisateurs, ce choix devient l’édition de groupes, une réponse Cloud plus complexe intégrant toutes les capacités d’une GED traditionnelle s’avèrera plus adaptée. Les directeurs de système d’information constatent que l’accès à ce type de fonctionnalités doit de plus en plus pouvoir se faire en situation de mobilité, à partir de smartphones, ordinateurs portables ou tablettes numériques. Avec bien entendu toutes les garanties de sécurité habituelles. Des situations pour lesquelles les offres Cloud deviennent incontournables. Dans tous les cas, l’analyse des fournisseurs de GED doit être détaillée. Certaines offres concernent d’ailleurs plus spécifiquement des applications verticales, comme la facturation médicale ou les réservations de voyages, et intéressent en premier lieu des catégories particulières de professionnels.
n°4
“Quelques cumulus voilent
les perspectives des fournisseurs du secteur