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Même quand elle grandit, toute entreprise a besoin de faire des économies. Entre l’inflation et une conjoncture économique complexe, toute décision allant vers un gain financier peut s’avérer utile à plus long terme. Vous cherchez quelques pistes activer pour y parvenir ? Éléments de réponse dans cet article.
Repensez l’utilisation de vos locaux
La pandémie nous a poussés à repenser notre façon de travailler et les habitudes prises pendant cette période sont restées. Le télétravail, initialement une solution à court terme, s’est généralisé et le taux d’occupation des bureaux a baissé. Mais c’est aussi la manière d’utiliser les bureaux qui a changé. De nombreuses entreprises subissent de plein fouet les conséquences, principalement en raison de la hausse des coûts de l’immobilier. Garder des bureaux ouverts peut coûter cher s’il n’y a pas suffisamment d’employés pour les occuper.
Face à ce défi, la solution peut être de réduire la taille de vos locaux et d’accueillir vos employés selon le principe du « flex office », ou « bureau flexible » en français. Les collaborateurs ne disposent pas d’un bureau attitré et s’installent là où il y a une place disponible. Cela permet de faire évoluer les liens entre les salariés, mais aussi de réduire les coûts immobiliers, alors que le taux d’occupation des bureaux se situe autour de 60 % en moyenne.
Autre solution : l’espace de travail partagé, aussi appelé espace de coworking. Au lieu de fermer une partie de ses bureaux, pourquoi ne pas cohabiter avec une autre entreprise, ou même plusieurs ? Ces différentes options, décrites notamment par le fondateur de Stockoss Laurent Bonnet, peuvent être la solution idéale pour faire des économies, mais aussi pour développer une synergie avec d’autres acteurs économiques.
Réévaluez vos besoins en personnel
Sans ses employés, une entreprise ne peut pas fonctionner. Mais vos dépenses en main-d’œuvre ne correspondent peut-être pas à vos besoins. Pour remédier à cela, vous pouvez recruter des stagiaires ou des alternants en vous basant sur le potentiel plutôt que sur l’expérience. Vous réaliserez ainsi de sérieuses économies sur votre masse salariale.
Vous pouvez aussi externaliser une partie de vos activités, comme décrit sur le site du Service Public. Faire appel à un sous-traitant peut alléger vos charges sans nuire à votre productivité, par exemple dans la facturation, les ressources humaines ou dans la gestion administrative. Le marketing, rédactionnel ou visuel, peut également être pris en charge par des professionnels en freelance ou des agences spécialisées.
N’hésitez pas non plus à investir pour vos employés ! La communication, la gestion du stress, l’inclusion ou encore l’écoute sont autant de pistes à explorer pour un meilleur bien-être au travail. En améliorant leurs conditions de travail, vous encouragerez vos salariés à être plus productifs. Mieux, cela réduira le turnover au sein de votre organisation, ce qui limitera automatiquement vos dépenses liées au recrutement.
Optimisez les méthodes de travail
Une autre manière de réduire vos dépenses en personnel consiste à développer l’automatisation. Plutôt que de demander à vos employés d’effectuer des tâches répétitives ou à faible valeur ajoutée, pensez à exploiter les systèmes informatiques pour plus d’efficacité. Cela permettra à vos équipes d’être plus disponibles pour d’autres aspects de leur métier, ce qu’elles apprécieront sûrement ! Basez-vous sur les progrès de l’intelligence artificielle et des outils en ligne pour gagner du temps ou pour réaliser des gains de productivité comme expliqué dans cet article de Slack. Vous y parviendrez sans augmenter vos coûts de fonctionnement – bien au contraire !
En automatisant certains processus et en repensant l’utilisation de certains outils informatiques, vous pourriez vous orienter vers des solutions de cloud, qui peuvent vous permettre de faire d’importantes économies. La transition numérique n’est pas qu’un slogan creux. Fini les dossiers au format papier qui s’accumulent et qui doivent physiquement transiter d’un service à un autre, voire d’un site à un autre. En rendant les documents importants directement accessibles pour toutes les personnes concernées, vous gagnez du temps et de l’argent, d’autant plus que certaines solutions sont gratuites. Et, là aussi, vous pouvez en profiter pour automatiser certains processus.
Réévaluez les dépenses courantes
Il n’y a pas de petites économies. Listez les dépenses courantes de votre organisation, puis partez en chasse contre le gaspillage ! Les collaborateurs ont parfois tendance à jeter des fournitures réutilisables ou bien à commander des produits en trop. Pensez à responsabiliser vos employés pour qu’ils intègrent la nécessité de faire des économies dans leur travail quotidien.
Réévaluez aussi la façon dont sont gérés les stocks ainsi que la nature des équipements et des applications utilisés. Certains ne sont peut-être plus pertinents, ou pourraient être remplacés par des outils moins chers.
Dans la même veine, il est peut-être temps de revoir les contrats que vous avez signés avec vos fournisseurs. Certains accords datent de plusieurs années et ne sont plus avantageux pour votre organisation. Votre fournisseur a peut-être une meilleure offre à vous proposer, à moins que l’un de ses concurrents ne soit plus intéressant financièrement. Le marché évolue rapidement, et il est important de suivre ces changements pour ne pas dépenser de l’argent inutilement. Prenez donc le temps de consulter les contrats signés dans le passé et assurez-vous qu’ils vous apportent un réel bénéfice. C’est une bonne occasion de négocier des rabais.
Gardez le contrôle pendant les voyages d’affaires
Les déplacements professionnels sont souvent indispensables, mais pas toujours bien optimisés. Réunions avec un client, séminaires d’entreprise, salons, conférences… la liste est longue et les kilomètres parcourus s’accumulent rapidement. Les coûts augmentent régulièrement, aussi bien pour les trajets en voiture, en train ou en avion que lorsqu’il est question d’hébergement. Ce sont les deux postes de dépenses principaux pendant les voyages d’affaires, et il est nécessaire d’en contrôler les montants.
Lors du choix d’un billet d’avion, vous pouvez économiser en étant plus flexible sur les dates des trajets aller et retour ainsi que sur la compagnie aérienne à choisir. Concernant le logement, vous pouvez laisser les mains libres à vos collaborateurs, mais il est alors utile de leur donner un budget maximal à dépenser.
Pour faire des économies, vous pouvez associer les réservations des billets d’avion et d’hôtel en une seule recherche. Ce procédé permet de faire jusqu’à 40 % d’économies, comme dans le cas de la formule vol + hôtel GoVoyages. Vous réduisez ainsi vos dépenses sans limiter les déplacements professionnels de vos salariés. Vous pouvez donc maintenir une relation privilégiée avec vos partenaires, mais à moindre coût. Gardez toutefois encore un œil sur les notes de frais pour la restauration.
Repensez votre communication
Avez-vous vérifié si la publicité que vous dépensez vous apporte le retour sur investissement espéré ? Dans un monde où les supports de communication se diversifient sans arrêt, la stratégie commerciale que vous avez mise en œuvre dans le passé n’est peut-être plus pertinente aujourd’hui. Pire, il est possible qu’elle vous coûte plus cher qu’elle ne vous rapporte.
Il est important de développer une stratégie de marketing ciblée afin d’en tirer les meilleurs résultats possibles. Une communication trop large peut vous jouer des tours et vous empêcher de diffuser efficacement le message que vous voulez faire passer à vos clients.
Pensez à développer la visibilité de votre organisation de manière organique, par exemple en optimisant votre utilisation des réseaux sociaux pour attirer plus de clients. Cela sera moins cher et peut-être plus efficace que de payer pour un affichage de quatre mètres par trois mètres dans les rues de votre ville.
Développez aussi votre « marque employeur ». Il vous sera plus facile de convaincre vos clients de votre sérieux sur le marché si vos salariés sont eux-mêmes conquis par les qualités de votre organisation. Cela vous demandera moins d’investissement qu’un grand plan de communication, mais peut vous apporter de bien meilleurs résultats ! Vous y gagnerez sur tous les tableaux, car cette stratégie vous permettra d’améliorer le bien-être de vos équipes et de les rendre plus productives. Et, comme nous l’avons déjà vu, la productivité vous permettra de faire des économies, tout en soutenant la croissance de votre entreprise.