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Tous les ans, cette obligation revient sur le tapis. L’approbation des comptes annuels est une obligation légale devant être réalisée dans un délai de six mois après la clôture de l’exercice.
Attention, pour que l’approbation des comptes soit opposable aux tiers, il faut ensuite que le dépôt des comptes soit réalisé auprès du greffe du Tribunal de commerce dont dépend le siège social de la société en vue de leur publication, et ceux dans le mois qui suit l’assemblée. En cas de non-respect du processus, l’entrepreneur risque des sanctions.
Ce mois-ci, nous avons du accompagner une SAS co-fondée par trois actionnaires dans laquelle l’établissement des comptes annuels avait bien été effectué en interne et qui par la suite avait mis à la disposition des actionnaires les documents nécessaires à l’approbation, soit l’inventaire des comptes annuels de bilan et le rapport de gestion, dans un délai de 15 jours avant la tenue de l’assemblée, conformément à l’obligation légale.
En effet, avant de convoquer l’assemblée générale ordinaire, l’organe exécutif de la société se devait d’établir un rapport de gestion comprenant entre autre l’activité et la situation de la société durant l’exercice écoulé en précisant les résultats, les progrès ou encore les difficultés traversées au cours de l’exercice.
Néanmoins, en l’espèce, même si l’approbation par l’assemblée générale ordinaire avait bien eu lieu en respect du quorum, soit une délibération réalisée en présence d’actionnaires, ou à défaut de leurs mandataires, possédant au moins le quart des actions ayant droit de vote, elle s’est malheureusement déroulée au-delà de la limite légale, puisque matériellement le Tribunal de commerce ne l’avait reçue qu’après le délai de dépôt.
Ainsi, en l’absence de preuve apportée concernant la satisfaction de l’obligation, le dirigeant de la société a donc engagé sa responsabilité.
Selon les grands types de sociétés commerciales, sont passibles d’une amende de 9 000 euros pour défaut d’établissement des comptes annuels, les personnes suivantes au sein des SAS, le président ou les dirigeants désignés à cet effet dans les statuts. De surcroît, le délit de défaut d’établissement des comptes sociaux annuels peut déclencher en cascade d’autres sanctions pénales à l’encontre des organes exécutifs précités :
– pour défaut de communication des comptes sociaux aux actionnaires ou associés dans le cadre de l’exercice de leur droit de communication ;
– et/ou pour défaut de présentation des comptes à l’approbation annuelle des actionnaires ou associés dans les délais légaux requis.
Conclusion : vous devez veiller à ce que l’approbation de vos comptes, symbolisée par la mise en œuvre d’un procès-verbal d’approbation des comptes, se déroule dans la limite du délai légal.
Par ailleurs, assurez-vous bien de déposer les comptes au greffe dans un délai d’un mois après la réunion en AG sous peine d’inopposabilité aux tiers et d’injonction sous astreinte ordonnée par le juge.
