MICE : séminaires de rentrée

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Les bronzés font du team-building

Mots-clés

1. Réunir à la rentrée pour remobiliser
2. Sortir des sentiers battus
3. Faire participer les collaborateurs
4. Laisser de la place aux échanges
5. Les bonnes pratiques pour son séminaire de rentrée
6. Inspirer : choisir le bon intervenant

Après deux mois de plage loin des clients, des partenaires, des fournisseurs et des tablettes tactiles, la rentrée peut parfois être difficile. C’est pourtant l’heure de se remettre dans le bain… Faut-il pour cela commencer l’année par un séminaire afin de remobiliser les équipes ?

Le séminaire de rentrée a toujours la cote, même s’il s’allège et se transforme selon les impératifs des entreprises. Il doit aujourd’hui être court, et casser les codes traditionnels de la prise de parole descendante. Ateliers, expérimentations, interventions inspirantes, lieux décalés et programmes revisités doivent être au rendez-vous pour réunir ses collaborateurs dans des conditions optimales avant d’aborder le dernier trimestre de l’année.

Fiction : Une improvisation qui tourne au fiasco

Mi-août 5, en charge de l’événementiel dans une grande entreprise, Edgar a une illumination sur la plage du Touquet. Comme chaque année, il a du mal à se remettre dans le bain une fois revenu au bureau, mais cette année cela va changer, il va organiser un séminaire de rentrée pour les employés. En revanche, pas question de perdre du temps avec cela, le séminaire doit être au tout début de la rentrée… 2 Et tant qu’à surfer sur l’actualité autant faire ça le jour où tout le monde fait sa rentrée, le lundi 4 septembre, jour de la rentrée des classes. Comme cela pas de jaloux, parents et enfants seront sur le pied de guerre. Au programme, travail, travail et… travail 1 pour marquer la différence avec les vacances. Pour cela, il a réservé la salle du premier étage. Organisée en U, elle offrira la possibilité au PDG de faire son discours de rentrée 6, puis chacun travaillera sur son sujet, déjeuner au self à 13h et copies à rendre avant 18h 3. Lundi 4 septembre, mauvaise surprise, c’est la rentrée des classes, personne avant 11h au bureau alors qu’ils étaient attendus à 8h… Pire ! Plus de la moitié n’ont pas reçu l’invitation envoyée la semaine précédente, et n’ont pas modifié leur date de retour de vacances. Pour les présents, en retard, chacun est dans son coin en train de plancher tant bien que mal sur le sujet en voyant l’heure tourner 4. Le PDG quant à lui n’a pu faire son allocution, prévenu trop tard et déçu de voir aussi peu de salariés présents à l’ouverture. Un événement qui a finalement tourné au fiasco et qui, faute de bonne préparation, est passé à côté de ses objectifs…

1. Réunir à la rentrée pour remobiliser

La rentrée des classes semble toujours être la période où les entreprises aiment réunir leurs équipes. En effet, comme nous l’explique David James, dirigeant associé de l’agence Lodge Attitude et co-fondateur de myLodgEvent, « septembre est un mois prisé pour des événements de séminaires de rentrée, à destination de la force de vente et des commerciaux. Cela va créer une implication au sein des équipes et apporter de la proximité ». Et si l’objectif est de travailler, rien n’empêche de rester dans une ambiance conviviale : « C’est un mois fort car tout le monde est dans une psychologie positive. On sort des vacances et l’objectif est de récréer une dynamique de groupe, donc l’ambiance est fun, pour repartir à fond ». Même constat du côté de Capdel, où l’activité est forte en septembre. « L’activité est de plus en plus à l’arrêt au mois d’août, du coup les entreprises remobilisent les équipes pour l’ultime coup de collier sur le dernier trimestre », nous explique Jean Devanlay, directeur associé d’Hopscotch, en charge de l’agence événementielle Capdel. « Ce sont, pour beaucoup, des réunions de rentrée, au vert, dans l’humeur de l’été et des vacances, mais cela permet de se remettre à travailler, de faire le bilan du premier semestre et de fixer les priorités ». Des bilans qui doivent être clairs : « Il faut éviter de noyer le collaborateur sous une tonne d’information, il faut délivrer des axes de priorités clairs », complète-t-il. La tendance générale semble d’ailleurs de faire plus petit, sur une journée maximum, afin d’en faire plus sur l’année. « Les séminaires se réalisent de manière plus régulière, nous explique David James, au niveau de la force de vente, un séminaire est généralement organisé tous les deux mois. » Ce dernier identifie trois grands objectifs pour le séminaire de rentrée : développer l’appartenance à l’entreprise, « faire en sorte que les équipes soient fières de leur entreprise, de leurs collaborateurs, de leur direction », assurer les liens et les resserrer, et faire plaisir aux équipes tout en faisant passer des messages.

2. Sortir des sentiers battus

Plus tôt le séminaire est organisé, mieux c’est ! « Il faut faire attention à la rentrée des classes, nous explique Jean Devanlay, mais le mieux c’est de l’organiser sur la première quinzaine de septembre. » Un constat partagé par David James également, « il faut qu’il se déroule en septembre, voire en octobre, mais attention, certains jours sont assez prisés, donc il faut parfois essayer de casser les codes ! ». L’occasion pour lui de nous présenter un séminaire en nocturne qu’il a organisé récemment, organisé de 19h à une heure du matin, celui-ci était entrecoupé d’activités, parfois de prises de paroles, mais à la manière d’un afterwork, en extérieur. « Cela permet d’optimiser le temps de travail, de retravailler le programme et du coup, de créer de l’impact. » Et justement, l’impact semble être le maître mot des séminaires de rentrée, mais aussi des séminaires de manière générale. Et cela commence par le lieu. « Il faut essayer de sortir de la sempiternelle salle de réunion en U, nous dit Jean Devanlay. Aujourd’hui, il existe des espaces de coworking ou de travail différents. Cette diversité de lieux permet d’aborder le travail et les réunions de manière plus ludique. C’est très favorable au bien-être des collaborateurs et à la diffusion du message. »

3. Faire participer les collaborateurs

Au-delà du lieu, l’impact passe aussi par l’organisation de l’événement. Et un événement réussi tient en trois ingrédients selon Anne Bouvart, directrice du développement chez Havas Event : des durées courtes, des interventions inspirantes, et des expérimentations. « Plus c’est court, plus c’est impactant. Lorsque les réunions durent plus d’une heure trente, la moitié de l’audience est déjà perdue. Il y a une logique d’impact du message liée à la capacité de concentration. Il y a également une logique d’appropriation, et celle-ci passe soit par de l’expérimentation, des ateliers, soit par de l’inspiration, donc des intervenants extérieurs qui vont décaler le sujet, avant de revenir au sujet central (voir encadré). » De l’expérimentation qui va permettre de créer des synergies, comme le précise David James : « On recourt à des activités tous ensemble. Il y a moins de compétition et plus de partage, afin de créer des choses de manière collective, au profit de l’équipe, de l’entreprise, ou même des clients. Pour un de nos clients, par exemple, nous avons mis les collaborateurs en mode Actors Studio et, chacun leur tour, ils ont pris la parole devant la caméra pour parler d’eux et de leur expertise. Le format était ensuite envoyé aux clients afin de présenter l’entreprise et les collaborateurs de manière ludique ». Des bienfaits de l’expérimentation également vantés par Anne Bouvart : « L’expérimentation favorise l’appropriation par le faire-ressentir, le faire-vivre. C’est plus facile de s’approprier des sujets à partir du moment où l’on en est un peu l’auteur ».

4. Laisser de la place aux échanges

Si le séminaire attire autant les collaborateurs, c’est avant tout parce qu’il va permettre de se retrouver et d’échanger, nous explique Anne Bouvart. « Il faut laisser beaucoup de place au networking, c’est ce qui donne envie aux participants de venir, car ils savent qu’ils vont pouvoir échanger avec leurs pairs. L’échange, le bavardage, c’est le fil conducteur, l’interactivité est très importante. » Une interactivité qui peut également être permise par des applications comme Klaxoon ou encore Slido afin de poser ses questions en plénière. « Il faut beaucoup d’interconnexions, ce doit être interactif et non descendant », surenchérit David James.

5. Les bonnes pratiques pour son séminaire de rentrée

Votre séminaire approche ? Voici en synthèse les bonnes pratiques à respecter selon trois professionnels du secteur.

– Préparer son événement dès le mois de juin : tous les professionnels s’accordent à le dire, un séminaire de rentrée se prépare, et ce dès juin, car « l’événement, c’est par définition du live, il faut donc que l’on ait pu en prévoir un maximum », nous explique Anne Bouvart.

– « Impliquer les collaborateurs dans l’organisation de l’événement », nous explique David James, cela peut passer par leur demander les thèmes qu’ils voudraient aborder, ou les solliciter pour trouver des idées d’intervenants.

– Innover sans cesse, et jouer sur le teasing, à savoir donner envie aux participants de venir, mais sans rentrer dans le détail.

– Être dans l’air du temps, notamment au niveau de l’organisation du séminaire. « Nous constatons de plus en plus une libération de l’entreprise sur la façon de travailler. Cela doit se ressentir également dans l’organisation du séminaire, et dans le choix du lieu », rappelle Jean Devanlay.

– Le lieu, oui, mais pas que : « A partir du moment où l’on a tout le reste, le lieu n’est pas primordial », nous explique Anne Bouvart. Le bon traitement est, lui, en revanche indispensable : « Les collaborateurs doivent se sentir valorisés, parce que les intervenants sont inspirants, et parce que la préparation, l’accueil ou encore la restauration sont de qualité ».

– « Trop d’info tue l’info » prévient Jean Devanlay, l’entreprise doit délivrer des messages clairs, et si possible illustrer le message tout en prodiguant des conseils de fond aux collaborateurs.

6. Inspirer : choisir le bon intervenant

Comment bien choisir un intervenant pour son séminaire de rentrée ? Entretien avec François-Xavier Canova, fondateur de CANO & CO.

De plus en plus de séminaires d’entreprises font appel à des intervenants extérieurs, comment expliquer cette tendance ?

Les entreprises, et notamment les grands groupes installés dans leur domaine d’activité, remettent de plus en plus en cause leur business model ou leurs process pour avancer, et s’adapter à la fois aux besoins liés à leur marché, mais aussi aux envies et besoins de leurs salariés en interne. Solliciter un intervenant externe permet de recueillir un témoignage inspirant, et de trouver en général des « best practices » qui permettent de faire réfléchir et surtout de trouver des clés pour avancer, en prouvant une chose essentielle : « Ça marche chez les autres, donc pourquoi pas chez nous ? ».

Qu’est-ce qu’un bon intervenant pour une entreprise ?

Il doit être convaincant, forcément à l’aise avec la prise de parole en public, apporter de soi, un ton et une posture modernes. Il doit, bien sûr, également être capable de valoriser son expertise avec dynamisme et pédagogie, souvent en un temps limité.

Doit-il forcément avoir une renommée ?

Dans le contexte actuel, les marques ne souhaitent plus uniquement faire de l’image en faisant appel à des personnalités. C’est la raison pour laquelle, souvent, l’expertise sur un segment particulier comme la conduite du changement ou la transformation digitale prévaut au-delà de la notoriété dans le choix de l’intervenant.

Quel type d’intervenant recommander à une entreprise qui organise un séminaire de rentrée pour remobiliser ses équipes ?

Parmi les classiques, un intervenant qui va favoriser le team building, afin de recréer du lien, à l’image d’un de mes clients dans le secteur de l’isolation, qui cherche à resserrer les liens entre certains de ses collaborateurs, avec comme fil rouge la dimension interculturelle. Ou encore un intervenant qui soit capable de parler d’une des nouvelles méthodes de management : le lean management, l’enpowerment, ou encore l’holacratie, comme j’ai récemment eu la demande de la part d’un grand groupe bancaire pour la rentrée 2017.

Nicolas Pagniez