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La mondialisation et la conquête de nouveaux marchés imposent de plus en plus aux entreprises d’envoyer leurs collaborateurs (déplacements ponctuels ou expatriation) à l’étranger. Mais la recrudescence d’incidents extérieurs, tels que le terrorisme ou les crises géopolitiques, associée aux risques de catastrophes naturelles (séismes, maladies infectieuses, etc.) force les organisations à se doter de mesures particulières pour assurer la protection de leurs collaborateurs. Mais comment garder un œil sur eux sans empiéter de façon intrusive sur leur vie privée ?
Assurer la protection de ses salariés : une obligation pour les entreprises
Depuis 1989, une directive européenne fixe le droit des employeurs en matière de protection de leurs salariés. Dans le droit français, l’employeur est considéré comme « débiteur d’une obligation de sécurité à l’égard de ses salariés ». Les entreprises sont tenues de mettre en place les moyens adéquats pour assurer la sécurité et protéger la santé de leurs salariés, en France comme à l’étranger. Pour assurer correctement ce devoir de protection et d’assistance, les entreprises doivent donc relever plusieurs défis : obtenir une visibilité en temps réel de toutes les réservations de leurs collaborateurs. Pouvoir les informer avant, durant et après le déplacement. Être en capacité de réagir rapidement en cas de besoin 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Enfin, s’appuyer sur des moyens de communication fiables et robustes.
Aller le plus loin possible dans l’exploitation de la donnée disponible
Les technologies donnent le moyen aux entreprises de garantir cette sécurité au travers de plates-formes et solutions logicielles très intuitives et performantes : il s’agit de localiser dynamiquement les employés et d’évaluer avec le plus de précision possible leur exposition au risque. L’envoi de messages de prévention est automatisé, tout comme celui d’alertes pour confirmer un statut « safe » ou demander une assistance d’urgence. Ces dispositifs ont en outre l’avantage de proposer une communication bidirectionnelle, c’est-à-dire de l’employeur à l’employé et inversement, une façon d’obtenir un maximum de précision sur le besoin et de prioriser les actions à mener pour y répondre.
Respect des données personnelles : véritable préalable de la confiance
Une entreprise qui s’investit dans la protection de ses collaborateurs leur démontre qu’elle se préoccupe de leur bien-être. Reste que toutes ces technologies ne sont rien si l’entreprise ne dispose pas de la bonne data que sont à la fois les données RH, Travel et Expense. D’où la question du respect de la vie privée et de la confidentialité des informations personnelles, thématiques phares de la Commission nationale Informatique et liberté, récemment traduites dans le Règlement général de la protection des données (RGPD).
Pour se prémunir d’une amende et inciter ses collaborateurs à communiquer des informations clés pour assurer leur sécurité, l’entreprise veillera donc à bien les informer sur sa politique de confidentialité. Les salariés devront donc être formés aux outils et aux procédures mis en place dans le cadre de leur protection.
