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Il est désormais convenu que l’intelligence artificielle transforme radicalement l’industrie de l’événementiel. Offrant de nouvelles opportunités et améliorant l’efficacité à divers niveaux, elle se montre très prometteuse.
L’intelligence artificielle (IA) représente aujourd’hui l’une des tendances les plus marquantes de la transformation numérique. En 2024, 65 % des entreprises l’utilisent régulièrement, contre 33 % en 2023, selon une étude McKinsey. Cette technologie offre des opportunités considérables dans une multitude de secteurs, dont celui de l’événementiel. Organiser un événement externe ou interne prend du temps. De la gestion des prestataires aux invitations des convives, en passant par l’organisation de la trame du projet, il faut parfois avoir six bras et trois cerveaux pour gagner en efficacité. Heureusement, il est possible de faciliter la gestion des évènements grâce à l’intelligence artificielle. Séminaires, soirées, réunions, webinars, conférences, animations professionnelles, colloques, inaugurations ou encore lancements de produits, les fonctionnalités de l’IA sont de véritables atouts dans l’organisation d’un événement.
Améliorer l’efficacité opérationnelle
En véritable assistant, l’IA accomplit les tâches les plus fastidieuses et chronophages en un temps record. Optimisation de la gestion de l’événement, automatisation des tâches administratives liées à toute organisation d’événement (niveaux d’inventaire, gestion des badges, etc.) que ce soit un séminaire, une journée portes ouvertes ou un team building… L’IA permet de réduire les coûts et d’augmenter l’efficacité opérationnelle. Elle peut également aider à la planification : calculer le niveau de participation et les préférences des participants, prévoir la taille de la salle, la quantité de la nourriture, entre autres.
Côté créativité, si elle ne peut pas remplacer l’humain, elle peut permettre de produire des contenus écrits de qualité et répondre aux diverses questions rapidement grâce au ChatGPT.
Si produire des textes est capital, générer des visuels est tout autant indispensable, c’est pourquoi une IA comme Dall-E s’avère particulièrement intéressante pour la conception des images de l’événement. Tandis que Midjourney permet de créer un univers visuel selon un descriptif précis. Une palette de possibilités créatives pour conceptualiser et matérialiser des décors uniques et définir des univers (des moodboards) qui marquent les esprits et renforcent l’impact de l’événement. Néanmoins, sur ce point, l’IA doit figurer, encore une fois, en tant que simple assistant.
Répondre au mieux aux besoins des participants
À l’aide d’algorithmes les organisateurs de séminaires peuvent également recommander
des sessions et des activités qui sont les plus pertinentes pour chaque participant après avoir analysé l’ensemble des informations disponibles sur les entreprises clientes. Par exemple, en analysant les préférences culinaires, musicales et artistiques des convives, l’IA pourra concevoir un menu qui ravira tous les palais, une playlist qui fera danser jusqu’au bout de la nuit, et une décoration qui suscitera l’émerveillement de chacun. Une expérience véritablement unique garantie grâce à une simple analyse des données ! Sans oublier que l’IA peut aussi apporter un côté ludique aux team building durant lesquels les jeux de simulation et les activités peuvent être créés en utilisant des algorithmes de jeu et des modèles d’apprentissage machine pour aider les participants à apprendre et à travailler ensemble de manière plus efficace.
L’IA est également un outil puissant pour l’engagement des participants. Les chatbots, par exemple, fournissent des informations en temps réel, répondent aux questions et facilitent l’interaction, améliorant ainsi l’expérience utilisateur. Ces technologies permettent également une interaction plus dynamique pendant l’événement, comme des sondages en direct ou des sessions de questions-réponses automatisées.
L’IA ne peut pas remplacer complètement les travailleurs humains
Bien que l’IA offre de nombreuses possibilités pouraméliorer les événements, son utilisation comporte également des limites et des défis. À commencer par la nécessité d’une infrastructure technologique adéquate et d’une expertise pour intégrer et gérer ces systèmes d’IA. De plus, la protection de la confidentialité et des données personnelles des participants est un enjeu majeur. Étant donné la quantité d’informations collectées par les systèmes d’IA, il est essentiel de garantir la confidentialité et la sécurité de ces données pour protéger la vie privée des participants. Pour ainsi se conformer aux réglementations en matière de protection des données, telles que le RGPD. Sans oublier le fait que l’efficacité des systèmes d’IA dépend en grande partie de la qualité et de la quantité des données disponibles. Si elles sont incomplètes, inexactes ou biaisées, cela peut compromettre la précision des analyses et des recommandations.
En outre il existe un défi en termes de création d’un équilibre entre la technologie et l’expérience humaine. La créativité est l’un des aspects les plus importants de l’organisation d’un événement réussi. Si l’IA peut aider dans l’organisation d’un événement en automatisant certaines tâches, la part de la créativité ne pourra pas être remplacée, de même que l’accompagnement des équipes, la présence sur le terrain et la communication auprès des participants. L’IA est incapable de fournir ces compétences interpersonnelles essentielles dans le secteur de l’événementiel. Ainsi, l’utilisation de l’IA doit être considérée comme un outil d’appui pour compléter et améliorer le travail des organisateurs. Malgré les avancées de l’IA et ses possibilités considérables pour transformer l’événementiel, une supervision humaine est souvent nécessaire pour interpréter les résultats, affiner les modèles et prendre des décisions éclairées.
ANNA GUIBORAT
