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Haute résolution - Les notes de frais concernées sTraTéGIE & INNOVaTION NUMérIQUE LDéplacements professionnels plus sereins
La démat’ des notes de frais offre de nombreux avantages, générant des économies pour l’entreprise et augmentant la satisfaction des salariés, plus vite remboursés. Explications.
a dématérialisation de dépense important pour émis sur papier, et peuvent est un sujet qui ma- les entreprises, rappelle être sales, chiffonnés, un ture dans les entre- Emmanuel Vergé, directeur peu effacés... De plus, s’ils
prises. après les solutions marketing France chez comportent tous plus ou
de GED, d’achat, de fac- turation, etc., c’est au tour des notes de frais d’être mises sur le devant de la scène. Le principe de leur dématérialisation est simi- laire aux autres : digitaliser l’ensemble du processus de gestion, c’est-à-dire l’élaboration, l’autorisation, la chaîne de traitement comptable, la mise en paie- ment... La bonne nouvelle est que le secteur est déjà bien actif. « L’offre dispo- nible est large et variée, avec certaines solutions adaptées aux PME, d’au- tres aux grands groupes, d’autres encore tournées vers les voyages qui em- barquent les agences de voyage... De quoi trouver chaussure à son pied », décrit Vincent Porcel, di- recteur marketing et res- ponsable de la solution note de frais chez Lucca. De plus, les solutions sont de plus en plus en mode saas, avec les avantages que cela comporte : facilité et rapi- dité d’installation, utilisa- tion possible en mobilité, facturation à l’usage...
Concur, l’un des leaders du secteur. C’est un sujet complexe à gérer, qui de plus a une forte résonnance auprès des employés. » Qui plus est, les conséquences d’une mauvaise gestion ou d’erreurs peuvent être graves, allant jusqu’à des accusations potentielles de fraude. Les notes de frais sont très encadrées, régies par beaucoup de règles spé- cifiques, et l’Urssaf y prête particulièrement attention. Et pourtant, souvent, le processus a bien besoin d’optimisation. D’après des études récentes*, chaque note de frais relative à un déplacement professionnel avec hébergement demande un temps de traitement moyen de 20 minutes (plus, une fois sur cinq, 18 mi- nutes de correction des er- reurs). Et, découragés par la complexité du système, 11% des Français ne de- mandent pas le rembour- sement de leurs notes, lais- sant sur la table près de 600 millions d’euros par an.
moins les mêmes informa- tions, il n’existe aucun stan- dard de formatage pour en faciliter l’extraction et le traitement.
UN VRAI BESOIN
COMPLEXE PAR NATURE
La diversité des reçus est le premier problème. Les justificatifs sont souvent
50, voire 70% de temps de traitement en moins, et un processus que l’on peut désormais analyser et optimiser
Mais le gain peut-être le plus important – bien que non quantifiable – est la satisfaction des salariés. « Ces outils permettent un traitement au fil de l’eau des notes de frais, plutôt que la session mensuelle jusque-là de rigueur », sou- ligne Emmanuel Vergé. Du coup, un salarié y consacre quelques minutes de temps en temps, avec des outils modernes qu’il maîtrise, et surtout voit son argent re- venir plus vite. « Dans cer-
Une bonne nouvelle, car l’enjeu est de taille. « Les notes de frais sont un poste
solutions intègrent direc- tement les reçus électro- niques émis par certains services (Uber, taxis, hô- tels...). Pour un reçu papier, le salarié le prend en photo avec son smartphone. Les informations sont extraites, avec un mélange de recon- naissance de caractères et de contrôle manuel, et la note de frais est générée, avec la photo en document lié. En quelques minutes, le salarié y saisit les infor- mations nécessaires, comme le cadre dans lequel il a engagé la dépense. « La saisie grâce à un logiciel permet de simplifier les
gain de temps précieux pour le salarié (et donc pour l’entreprise).
Les avantages ne s’arrêtent pas là. La dématérialisation, avec ses avantages (rapidité de transmission des docu- ments, traçabilité, archi- vage...) impacte toute la chaîne de gestion : valida- tion, traitement comptable, établissement du rembour- sement... « On peut éco- nomiser jusqu’à 50, voire 70% du temps de traite- ment », estime Gilles Bo- bichon, directeur d’activité de Notilus, éditeur de so- lutions de dématérialisation de notes de frais. Un logi-
rents selon les contextes, les problèmes de change... », continue Gilles Bobichon. De même pour le plafonnement des rem- boursements, l’établisse- ment des états comptables, voire des virements sEPa pour la comptabilité.
Juridique
Le papier n’est pas éliminé
Si elles sont strictement réglementées sur certains sujets, les notes de frais sont juridiquement beaucoup moins bien définies que les factures. Ainsi, légalement, les fichiers numériques ne sont pas des originaux, et une évolution n’est pas encore à l’ordre du jour. Il faut donc garder les exemplaires papiers en cas d’inspection. « Nous recommandons aux salariés d’envoyer les documents à la comptabilité en les regroupant dans une enveloppe, et d’indiquer sur celle-ci le numéro attribué à la note de frais », explique Vincent Porcel, directeur marketing et responsable de la solution note de frais chez Lucca. Certaines solutions offrent de les prendre en charge : « en service optionnel, nous proposons le stockage des documents papiers dans un centre de traitement et vérifions le scan du justificatif ainsi que le bon report des informations », décrit Emmanuel Vergé, directeur marketing France chez Concur. Mais d’une façon ou d’une autre, le papier est encore là pour quelques années.
tions où
Ce dernier est lui-même loin d’être simple : par exemple, ne serait-ce que pour un repas (ils consti- tuent la majorité des notes de frais), le vin et la nour- riture ne sont pas soumis au même taux de TVa. Et pour traiter le tout, les en- treprises utilisent des fi- chiers Excel, des formu- laires (papier) à remplir, un processus de validation et de calcul qui se déroule en une fois en fin de mois (voire une fois par an), avec toujours des pro- blèmes de justificatifs man- quants ou illisibles... Bref, c’est fastidieux, découra- geant et chronophage.
Les notes de frais papier ont tendance parfois à miraculeusement disparaître avant d’être
FLUIDIFICATION ET SIMPLIFICATION
La dématérialisation du processus change considé- rablement la donne. Des
opérations : les calculs sont automatisés, par exem- ple pour les frais kilomé- triques – via notre appli- cation mobile, il est même possible d’utiliser ses don- nées GPS pour calculer ses frais liés à un déplace- ment », souligne Vincent Porcel. C’est – déjà – un
ciel permet d’implémenter et de modifier aisément des règles et des calculs spéci- fiques. « On peut régler des choses très avancées, selon que le déplacement se fait dans des pays diffé- rents, avec des logiques d’indemnisation différentes, des remboursements diffé-
prise. « De fait, nous ren- dons dynamique un pro- cessus qui est aujourd’hui surtout administratif, en le rendant utile et analysa- ble », résume Gilles Bobi- chon.
TOUT LE MONDE Y GAGNE
Qui plus est, disposer de toutes les données affé- rentes aux notes de frais sous forme numérique fa- cilite leur analyse et partant l’optimisation de ce qui reste un poste important de dépense pour l’entre-
taines administra. nous avons travaillé, le dé- lai de remboursement est passé de plus de trois mois à 15 jours », continue Em- manuel Vergé. autant dire que la motivation pour ap- privoiser le nouvel outil est en général forte, et le taux d’adhésion élevé.
* études menées en 2015 respective- ment par HRS et la fondation GTBA et par Unit4.
Jean-Marie Benoist
Mars 2016 55