Page 50 - EcoRéseau n°25

www.ecoreseau.fr
n°25
CLUB ENTREPR2
ENDRE Business guides - Organisation de séminaires internationaux
REGARDER L'ATTRACTIVITÉ ÉCONOMIQUE ET INSTITUTIONNELLE DU TERRITOIRE
Comment choisir sa destination ? Parfois, il s’agira juste de faire en sorte que votre séminaire entre en corrélation avec l’une des spécialités économiques de la destination choisie. De bonnes cartes des clusters, de la french tech et des pôles d’excellence pourront très rapidement vous orienter. « Cela ne vaut pas que pour Lille mais également pour la nouvelle région Nord-Pas-de-Calais-Picardie, le tourisme de congrès se développe grâce à l’excellence scientifique. Valenciennes pour le transport, Euratechnologies à Lille pour la santé... Le tourisme et son essor s’expliquent par l’intelligence économique de son territoire. Et c’est dans ce sens que des entreprises de l’agro-alimentaire ou des start-up viennent nous voir pour organiser de l’événementiel chez nous », explique Laurence Péan-Cousin, directeur de Nord France Conven- tion Bureau. Songez donc aux objectifs professionnels que vous nourrissez et orientez votre demande en conséquence. Cela dit, l’attractivité du territoire peut également être institutionnelle et organisationnelle. La plupart des grandes villes s’y mettent. Paris, Lyon, Marseille, Stras- bourg, Montpellier, Lille... La plupart des métropoles embrassent la tendance. Et Nantes fait partie de ces petits derniers à accoucher d’un bureau régional des congrès. Elle s’est ainsi dotée d’un «convention bureau» depuis un mois et demi, intégré à l’agence d’attractivité éco- nomique du territoire. « L’idée revient à développer et créer des passerelles pour les chefs d’entreprise qui souhaitent par exemple installer un siège, une filiale, une franchise et en parallèle organiser l’événementiel en lien avec ces décisions. Il s’agit de travailler sur une cohérence globale offerte aux entreprises », analyse Lucile Suire, responsable du Convention Bureau de Nantes.
3Une chose est sûre : un séminaire n’est réussi qu’à la condition que l’en- semble de la chaîne de valeur de la filière joue de concert la même par- tition : convention de bureaux, agences d’événementiel et de communication, palais des congrès... Cette capacité à faire collaborer transversalement se joue à plusieurs échelons. Mais « fédérer les acteurs économique et améliorer l’accueil des professionnels est désormais pos- sible grâce à notre convention bureau », explique Lucile Suire. Ce type de structure permet effectivement à un organisateur de manifestation d’avoir un lien qui coordonne l’ensemble des acteurs de la filière, un gui- chet unique. « Reste à prendre contact pour rédiger ensemble ou com- pléter le cahier des charges pour vous rediriger ensuite vers le bon interlocuteur », explique Lucile Suire. Cela dit, ce fameux cahier des charges doit comporter les grandes composantes de votre événement : nom de l’organisateur, contacts, typologie de l’événement, description, nationalités présentes, enjeux, budgets, types d’hébergement et de res- tauration souhaité, etc. « On remarque que les clients n’ont plus le temps. On demande une fourchette de prix pour gagner en réactivité. L’impor- tant revient à demander leur attentes fortes et comprendre ce qu’ils veu- lent du territoire », continue Lucile Suire.
4
PRUDENCE EST MÈRE DE SÛRETÉ : LE CAHIER DES CHARGES
VÉHICULER LE BON MESSAGE
Bien évidemment, il y a très peu de chances que vous emmeniez vos collaborateurs à une fête de la saucisse et de la bière, à moins que votre séminaire soit intimement lié aux métiers de bouche al- saciens. A tout événement correspond un message. Voulez-vous mêler votre discours, les interventions ou les visites avec l’identité du territoire ? Son dynamisme économique ? ou son patrimoine ? « Nous avons beaucoup de demandes sur nos lieux qui font la ré- putation de la région, qui mêlent à la fois patrimoine, typicité, re- conversion industrielle, à l’image de la Piscine de Roubaix – ancienne piscine réaménagée en musée avec une offre de restau- ration –, le Louvre Lens, l’Ermitage Gantois et le Couvent des Minimes, établissements qui surfent sur le luxe et l’histoire ou en- core d’anciennes filatures modernisées pour accueillir des pro- fessionnels », énumère Laurence Péan Cousin. Et Lucile Suire de compléter : « «Les Machines de l’île» impressionnent toujours. Imaginez-vous dans un éléphant géant parcourir les rues de Nantes ». Si votre message est de divertir et d’impressionner vos ouailles internationales, vous savez ce qu’il vous reste à faire. Pensez plaisir.
DE NOUVEAUX SERVICES ET QUELQUES PRÉCAUTIONS D'USAGES
5«L’Aéroville» de Roissy-Charles de Gaulle est le plus em- blématique des exemples. Mais les autres zones de transit à l’image des gares de Nantes, Lille Flandres, Bordeaux Saint- Jean, toutes actuellement en travaux, attestent de cette vo- lonté d’allier le transport à une offre pour le tourisme en col blanc. « Le cœur de notre offre correspond à des séjours de deux voire trois jours. Passé ce laps de temps, les clients vont nous solliciter pour gérer le transfert de l’aéroport au centre-ville pour déplacer l’événement en intramuros », ex- plique Matthieu Feigné, responsable commercial BtoB pour les aéroports de Lyon. De nombreuses possibilités existent. En guise d’illustration, l’aéroport Saint-Exupéry propose des solutions clés en main, pour des groupes allant jusqu’à 120 personnes, situées au cœur des deux terminaux. « Notre vo- cation est d’accueillir le temps d’une demi-journée ou d’une journée entière des quatre coins de la France voire des qua- tre coins d’Europe, et de permettre aux clients de s’affran- chir de toutes les contraintes de transfert et d’hôtellerie. Autrement dit, gagner du temps et de l’argent », rappelle Matthieu Feigné. Un choix réalisé par 20000 personnes et 2000 entreprises pour le cas de l’aéroport de Lyon.
6
Si vous ne songez pas obligatoirement à organiser un séjour à proxi- mité d’une gare ou d’un aéroport, il importe malgré tout de s’enquérir de l’éventail de services proposé dans la zone de transit qui permet un transfert aisé des collaborateurs jusqu’à leurs pénates temporaires. « Nous développons des produits qui sortent un peu du contexte d’un séminaire, mais qui appartiennent au registre du tourisme d’affaires : réservations de parking préalable, accès coupe fils, conciergeries (ves- tiaires particuliers, consigne traditionnelle, etc.), acheminement des passagers avec les véhicules de piste et hôtesses dédiées... », ajoute Matthieu Feigné. De nombreuses villes mettent également en place des systèmes de charte pour que l’accueil des professionnels de nationalité étrangère soit optimal. « Outre les panneaux de la société présents sur chaque point stratégique, nous veillons à ce que chaque moment sur le territoire s’accompagne d’un service idoine. Dans le cadre des sé- minaires internationaux, il s’agit d’avoir des chauffeurs anglophones, des hôtels et des restaurants ayant des menus dans les deux langues. Nous fournissons également tout un contenu (visuel, audio, vidéo, pla- quettes) sur la ville pour que le séjour soit le plus agréable possible », conclut Lucile Suire.
QUAND PRIVILÉGIER LE TOUT EN UN ?
50 NoVEMBRE 2015
Cahier pratique n°3 - Séminaires internationaux