Page 54 - EcoRéseau n°35

www.ecoreseau.fr
n°35
CLUb eNTr1
ePreNDre Business guides - Configuration des séminaires
ADOPTER LE BON RAISONNEMENT
bien évidemment, l’objectif du séminaire détermine le lieu et soulève de nombreuses questions en amont : quel message veut-on transmettre ? Quel état d’esprit ? Quelles conséquences en matière de communication interne et externe ? Sommes-nous une entreprise qui met en avant son histoire, sa marque, son côté branché ou son ADN technologique ?
« Dans les faits, toutes ces questions vont transpirer dans les lieux et leurs aménagements. Il existe des lieux qui ont des positionnements très clairs et qui mettent en avant un univers hyper connecté. Pour les lieux patrimoniaux, l’idée est souvent de fournir par l’agencement d’un mobilier design un côté intemporel en conciliant l’ancien avec le nouveau. Les entreprises peuvent aussi véhiculer un message éthique ou tourné vers la RSE avec des messages forts sur la manière de recruter le personnel ou sur la provenance des produits qui seront servis », détaille Frédéric Aubert, directeur associé de l’agence Neovent, spécialisée dans la communication événementielle. Les entreprises souhaitent donc un lieu qui
mêle un esprit chaleureux à un côté design. Ce côt3
é design, il est possible de le mettre en valeur via l’investissement dans un mobilier d’entreprise 2 pourlesséminaires.Cetteastucenesedestinepasseulementauxgrandesentreprisesdotéesd’unpatrimoineimmobilier,nimêmedesentreprises
qui réalisent une partie de l’événementiel au sein de leurs locaux. Le matériel, puisque modulable, peut être utilisé à l’infini.
PRIVILÉGIER DES ESPACES ET UN MOBILIER MODULABLES
NE PAS DÉNATURER UN LIEU PATRIMONIAL OU ATYPIQUE
« Nous conseillons souvent aux clients dé- sireux d’investir dans du mobilier de le faire dans du matériel amovible, mobile et polyvalent pour transformer le lieu et se le réapproprier à l’occasion. La salle de confé- rence et de séminaire peut aussi servir de salle de réunion, ou de salle de rendez- vous pour les clients importants ou encore en lieu de team building », explique romain Fusaro, fondateur de Kollori, spécialisé dans la vente en ligne de mobilier professionnel. Autrement dit, investir dans du matériel à la fois amovible, mobile et polyvalent est tout à fait légitime pour transformer un lieu et se le ré-approprier au gré de l’événe- ment.
« Nous scénographions l’espace à la demande des clients. Il s’agit généralement de grands comptes, de sociétés dans le luxe ou la finance. Les entreprises nous sollicitent afin de réaliser une réunion pour des annonces stratégiques, des modules de formation, des lancements de produit ou des événements pour remerciement », introduit Thibault de Kermel, assistant de direction à l’Hermitage Gantois, établissement 5 étoiles de Lille dont les murs et certains éléments de décorations datent du xvème siècle. « Nous sommes malgré tout dans un bâtiment classé monument historique. L’habillage sera question de lumière, de moquette, etc. Nous possédons de nombreux artifices pour habiller nos salles », explique Thibault de Kermel. outre ce maquillage de luxe, l’Hermitage Gantois propose plusieurs salles – dont celle des hospices – qui vont de 20 à 200m2. Une salle qui peut donc se métamorphoser en une salle de cocktail pouvant recevoir 250 personnes ou 180 convives assis. « En matière de décoration, la limite, c’est celle de ne pas toucher à l’intégrité des murs et des lieux, de veiller à ne pas déplacer des tableaux ou du mobilier. L’Hermitage, de par son patrimoine, possède presque un côté muséal. On peut cacher ou rhabiller mais on ne peut pas déplacer. Mais les entreprises ne souhaitent pas dénaturer les lieux. Elles ont un besoin d’harmonie et achètent le cachet de l’Hermitage », explique Thibaut de Kermel. Autrement dit, si vous visez des lieux atypiques, tels que les
La décoration et le mobilier prennent aussi toute leur importance dans la mesure où les séminaires sont de plus en plus interactifs. Fini les séminaires « à la papa » dans lesquels il s’agissait de visser son séant sur une chaise pendant une plénière interminable avant d’espérer siffler quelques coupettes pour se donner le courage de sympathiser avec son N+2, que l’on ne croise que timi- dement dans les couloirs pour la pause- café.
4musées, les bâtiments classés, veillez à ne pas trop cultiver de folles ambitions en termes de décoration ou d’agencement de mobilier souvent plus contraints par le standing du lieu.
« ASTUCES PEU CHÈRES »
Aujourd’hui, « les événements professionnels sont avant tout un moyen de s’enquérir des idées et de l’état d’esprit des collaborateurs. La décoration doit être ainsi pensée comme un support qui aide au partage d’idées », explique romain Fusaro. Tableaux blancs ou en ardoise n’ont pas qu’un côté ludique. Ils permettent également de libérer la pa- role.
Il existe autant de solutions que de lieux en matière d’ambiance et d’atmosphère. « Une décoration peut être très chère, notamment lorsqu’elle induit le recours à une agence qui crée un concept sur mesure. Ou il est possible de travailler plus intelligemment et pour moins cher. La tendance que j’observe ? Travailler avec le traiteur, avec la lumière et le mapping, travailler avec des animations en 3D, avec de la réalité augmentée, etc. La décoration doit être vue comme mobile : costumes, accessoires, sur l’animateur, sur des comédiens qui peuvent déambuler : la déco doit être au service d’une dynamique créée ad hoc pour un client », illustre Frédéric Aubert. L’habillage via du vidéo mapping ou un jeu de lumières peut ainsi être une astuce à moindre frais. La projection ou non des lumières, leur orientation et leur intensité peuvent à elle seules ac- compagner un temps fort ou les temps plus informels. « Chaque élément doit être considéré comme évolutif », poursuit Frédéric Aubert.
enfin pour les plus petits budgets, ne vous dites pas que la décoration est un cache-misère. 5 Profitez plutôt de l’opportunité pour rendre votre espace plus moderne et design. « Parfois, la dé- coration des bureaux ou du mobilier professionnel avec des stickers et des affiches permettra de
Côté espace, l’air du temps est également à la modularité. « Pour rendre les espaces aménageables, on nous demande souvent des cloisons de dimension 110x180 cm pour cloisonner l’espace. De même, les tables à tréteaux qui se rangent facilement, les tables roulantes, les chaises pliables, les tables à hauteur variable... L’ensemble de ce mobilier est très demandé car il permet de rapidement transformer l’espace. Par exemple pour passer d’un temps formel avec une station assise et une table en mode bureau classique à un mode plus informel, debout avec un plan de table à hauteur du buste », poursuit romain Fusaro.
changer l’ambiance d’une salle », ajoute romain Fusaro.
OÙ METTRE LES « WARNINGS » ?
« Les entreprises sont de mieux en mieux informées et nous sollicitent avec une demande bien établie et étayée qui fait écho avec leurs expériences passées. Mais toutefois, nous remarquons qu’elles ne sont pas toujours vigilantes sur la taille de l’espace et cherchent parfois à placer des collaborateurs dans un espace dont la jauge n’est pas adaptée », explique romain Fusaro. Autre précaution d’usage, veillez à ce que tous les éléments opérationnels liés à l’aménagement du lieu de séminaire soient pris en compte. Un conseil : veillez à ce qu’apparaissent dans vos demande de devis pour de la décoration l’étude et la création du concept décoratif, sa fabrication (matériaux et main d’œuvre), l’éclairage dédié, la logistique (transport/montage/dé- montage). enfin, n’oubliez pas, quelles que soient les fantaisies où l’atmosphère que vous mettez en place, de vous conformer aux réglementations en matière de sécurité : accès aux issues de secours qui ne doivent pas être entravées par des éléments de décoration, blocs lumineux et plans de secours visibles de tous, recours à des matériaux non inflammables, qu’il s’agisse de votre matériel ou de celui d’une agence.
54 Novembre 2016
Cahier pratique n°2 - Séminaires