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n°18
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Haute résolution - Tout dématérialiser ? sTraTéGIE & INNOVaTION NUMérIQUE
en effet un facteur impor- tant, compte tenu des dif- férences législatives entre pays. Par ailleurs, pour cer- tains secteurs d’activité, comme la défense, des contraintes particulières sur la sécurité des données peuvent rendre de telles solutions inadéquates ; il en va de même pour tout ce qui touche aux données personnelles, malgré les progrès accomplis par le Cloud ces dernières an- nées.
et de confiance se posent de façon plus aigüe pour les particuliers », souligne Christophe rebecchi, di- recteur général de read- soft, éditeur de solutions logicielles pour la déma- térialisation des processus documentaires.
PRIORISER SES PROJETS
Même si le constat semble plutôt défavorable, cela ne signifie pas que le zéro pa- pier est inatteignable, même si les gains sont là, « ne serait-ce que pour l’archi- vage : plus rapide, plus er- gonomique, plus pra- tique... », explique Chris- tophe rebecchi. simplement, il s’agit plus d’un objectif à long terme que d’une réalité proche. Le fait que les différentes offres de dématérialisation sur différents documents –
même en provenance de différents éditeurs – sont de plus en plus interopéra- bles permet de s’attaquer
les entreprises. « Il ne faut pas oublier que la déma- térialisation est un outil, pas une finalité en soi »,
commence à être un vrai argument dans les relations commerciales. De même, la mobilité pousse à la dé- matérialisation : permettre à son employé de travailler depuis son terminal mobile est beaucoup plus efficace quand il peut accéder à ses documents en ligne. Et puis, plus « d’excuse » pour avoir oublié un do- cument à la maison, à cause de la course entre le petit déj’ et le départ des enfants
DES CONSÉ- QUENCES AU-DELÀ DE L’ENTREPRISE Une autre conséquence du passage à des documents numériques est que le ré- cipiendaire doit pouvoir recevoir des documents sous ce format. Quand ce dernier est à l’intérieur de l’entreprise, pas de pro- blème ; mais s’il s’agit d’un acteur extérieur, les choses se compliquent (cette obligation parfois retournée, comme dans la grande distribution, où le client dicte sa volonté et ses formats d’échange aux producteurs émetteurs de facture).
Parmi ces documents, ceux partagés entre l’entreprise et des individus sont les plus problématiques, même s’il s’agit de ses employés. D’autant que « les questions de sécurité
à la démat’ en plusieurs souligne Thomas Honegger. étapes. Grâce à la généralisation Du coup, la logique est de des pratiques digitales, cela proposer le passage au nu- concerne de plus en plus mérique là où cela fera res- de domaines dans l’entre- sortir une forte valeur ajou- prise. Par exemple, déma- tée, ce qui peut varier selon térialiser les dossiers clients
à l’école.
Par exemple, le bulletin de salaire. Pour être com- plète, sa dématérialisation implique que le salarié dis- pose de son propre espace de stockage. Il existe des solutions de GED avec des coffres-forts numériques, où l’entreprise se charge de garder l’original, mais que se passe-t-il si l’em- ployé change d’entreprise ? Ou si l’entreprise disparaît pour une raison ou une autre ? Il existe des offres d’archivage destinés aux particuliers, mais cela veut dire faire le lien entre son logiciel de bulletin de sa- laire et toutes les solutions choisies par les salariés. De plus, c’est un document qui doit être gardé long- temps (jusqu’à 50 ans !) par le salarié. L’entreprise peut éventuellement – et des solutions existent en ce sens – envoyer une ver- sion papier et ne conserver qu’une copie numérique. Mais cela n’économise pas sur les envois et le trans- port, qui sont les secteurs où les économies sont les plus importantes.
La dématérialisation est un outil, pas une finalité en soi
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Jean-Marie Benoist
Rentabilité
Le papier reste branché
Quelques années en arrière, l’argument du « green » – dématérialiser un document est plus écologique que travailler sur papier – était en vogue. Avec la crise, c’est celui de la rentabilité qui a pris le dessus. Ce qui n’est pas plus mal, car le débat est en fait loin d’être tranché. « Il y a un bénéfice écologique : on utilise moins de papier, on fait moins d’impressions, de transport... mais la dématé- rialisation a également un coût », souligne Christophe Re- becchi, directeur général de Readsoft.
De fait, le nom même de « dématérialisation » est trompeur : ce n’est pas parce que le support est numérique qu’il n’a pas d’existence matérielle. Un fichier est composé de bits, qui sont stockés physiquement sur des disques dur ; pour y accéder, on a besoin d’un terminal et de son écosystème (ordinateur, tablette, serveur, câbles réseaux... ). Tout cela a un coût écologique non négligeable, notamment en matières premières, et qui de plus est continu – alors qu’une fois le papier produit, il ne demande plus guère d’énergie pour être utilisé, à part un peu d’huile de coude. Du point de vue de la planète, le tout numérique n’est donc pas forcément plus sain qu’un mélange bien dosé de bits et de pâte à papier.
Mars 2015 61