Page 58 - EcoRéseau n°32

www.ecoreseau.fr
n°32
StRAtéGie & iNNoVAtioN NuMéRiQue Haute résolution - Le dossier RH dématérialisé Période ante-révolution
le chemin vers un dossier RH entièrement digitalisé est encore long, malgré quelques progrès, notamment par la loi el Khomri. la faute à un contenu disparate, et à nos réticences.
es fonctions RH génè- tivité RH de Dimo Software. mail : ce n’est pas assez sécurisé. sons la distribution de la fiche rent par nature le plus Formations, congés, Créer ces documents au format D’où une nécessité impliquée de paye, mais pas le document de documents et toute une vie dans un numérique et les stocker ne de recourir à un coffre-fort nu- lui-même », explique Pascal
d’échanges à l’intérieur d’une salaires, notes de frais... pose, techniquement, que peu mérique, géré par l’entreprise, Dhorne. une solution intermé-
entreprise. il est donc logique dossier dématérialisé de problèmes. les documents
qu’après les factures, ce soit l’entité la plus concernée par la dématérialisation. Après tout, le processus de recrutement et d’engagement commence main- tenant majoritairement sur le Web, par les réseaux sociaux et le mail. et « s’il n’existe pas vraiment de chiffre qui permette de calculer le ROI de la déma- térialisation des documents RH, les gains en temps, en fluidité, et en efficacité sont indénia- bles », souligne etienne Paillard, président d’efalia, spécialisée dans la GeD. De plus, avec la généralisation et l’entrée pro- gressive dans les mœurs des solutions en mode Saas, les tPe et PMe commencent à pouvoir accéder aux services proposés. Mais le dossier RH dématérialisé complet est, mal- heureusement, encore loin d’être achevé.
déjà habituelles, comme la prise de congés ou la fourniture de documents à usage personnel (attestations, certificats, etc.) ; d’autres sont encore en éclosion, comme les solutions pour les notes de frais. « Il existe depuis quelque temps des solutions de type portail, qui permettent la communication entre le salarié et son employeur, décrit etienne Paillard. Ce qui est plus récent, c’est la tendance à laisser la possibilité au salarié d’avoir la main sur ces informations. » Par exemple, en cas de chan- gement de compte bancaire, le salarié fournira lui-même son nouveau RiB ; il peut demander des attestations quand il le veut, et s’il a un problème, il peut d’abord accéder à un help desk ou à une foire aux questions, qui permettent de réduire consi-
dérablement le temps passé par le département ressources hu- maines à traiter ces demandes – certes en passant une partie de la charge de travail sur le salarié, mais le gain en immé- diateté est suffisant pour le convaincre du bien-fondé de la démarche.
tels que RiB, CV, lettres de motivation, etc., sont déjà sou- vent émis sous format digital ; et pour les pièces régies par des contraintes de certification plus strictes, les solutions de certification de PDF, de signa- tures électroniques, d’archivage et de transfert sécurisé sont toutes matures ou en bonne voie de l’être (utiles notamment pour la signature des contrats).
LE MOUVEMENT S’ENCLENCHE
un premier pas important vers la réalisation à terme d’un dos- sier RH totalement dématérialisé a été justement franchi par la loi el Khomri sur la question des bulletins de paie. Jusqu’à présent, pour pouvoir digitaliser le processus, l’entreprise devait avoir l’accord préalable de l’em- ployé. le taux de réponse po- sitive est, en général, plutôt fai- ble – en grande partie par inertie, les salariés ne voulant pas chan- ger leurs habitudes. Ce qui ren- dait la mise en place du pro- cessus encore plus complexe, puisqu’il était nécessairement
DES SOLUTIONS ÉCLATÉES
le problème est que le dossier RH regroupe un ensemble de documents et de fonctions assez disparates, qui ont plus ou moins déjà été dématérialisés. les fonctions les plus matures sont
double – numériqu.
À partir de 2017, le salarié pourra refuser de recevoir ses bulletins de salaire sous format digital : « L’initiative du chan- gement est mise dans les mains des entreprises », résume Phi- lippe Martin. un basculement qui devrait les encourager à tenter l’expérience.
Dématique® & e
Jean-Marie Benoist
Gouvernance
n matière de numérique, les rè- gles du droit traditionnel appa- raissent de plus en plus
Récemment, le Government office for Science britannique2 a publié un rapport sur la blockchain, qui suggère une ap- proche pluridisciplinaire et appelle à des « mélanges inhabituels de compé- tences, incluant le besoin de juristes, de mathématiciens, d’experts informa- tiques pour travailler ensemble », ce qu’on ne peut qu’applaudir et encoura- ger : la blockchain ne saurait rester entre les mains de développeurs, et doit s’ouvrir à des experts de domaines très divers, ainsi qu’au monde universitaire et étudiant.
De plus il faut bien comprendre que dans un tel environnement, faire du code revient à faire de la politique. en effet, non seulement le code peut dic-
ter l’architecture qui nous entoure, mais il peut désormais créer des rela- tions contractuelles (« smart
contract ») et de nouveaux cadres techno-juridiques indépendants du monde physique. les décisions prises au niveau technique auront ainsi un impact sur la société. la blockchain peut tout aussi bien être une technolo- gie de libération et d’émancipation qu’être reprise par les pouvoirs en place pour renforcer le cadre actuel.
BlockChain France
2 Distributed ledger technology: beyond block chain A report by the uK Government Chief Scientific Adviser
Même son de cloche en ce qui concerne l’aspect documentaire de la relation RH. le dossier salarié rassemble des documents divers, qui émanent aussi bien des services internes de l’en- treprise (comptabilité, services juridiques, formation...) que d’entités extérieures (banque du salarié, salarié lui-même... ) « En ce sens, une solution de gestion de dossier RH est une solution de GED classique », souligne Pascal Dhorne, res- ponsable commercial de l’ac-
FLOU AUTOUR DU COFFRE-FORT NUMÉRIQUE
en fait, les vrais obstacles sont le flou législatif qui entoure encore la question, et l’impor- tance du changement à apporter aux organisations internes. « Ce sont des changements qui im- pactent les méthodes de travail et l’organisation administrative, souligne Philippe Martin, di- recteur en charge des offres de gestion administrative dans le cabinet de conseil en manage- ment Kurt Salmon. Le projet est d’envergure. » Mais l’obs- tacle principal reste la question du stockage. en théorie, selon les textes, l’envoi de fiche de paye ne peut pas se faire par
e et papier.
mais qui appartient au salarié. Ce dernier peut y placer ce qu’il veut, et l’entreprise ne peut qu’y déposer des docu- ments – elle n’a pas de droit, notamment, de consulter le cof- fre-fort (les textes sont clairs là-dessus). Malgré tout, le pres- tataire est choisi par l’entreprise. Si les obstacles ne sont pas in- surmontables, il se pose tout de même la question de savoir ce qui se passe quand, par exemple, l’employé quitte l’en- treprise – ou que celle-ci fait faillite. les données présentes dans un coffre peuvent être transférées dans un autre, et il existera toujours des prestataires d’archivage, mais les garanties entourant la pérennité du sys- tème sont encore vagues – et surtout, le marché n’a encore aucun recul sur la question. Comment être sûr qu’un cof- fre-fort, même avec des acteurs comme la Caisse des Dépôts ou la Poste derrière, restera stable pendant 50 ans (la durée actuelle) alors que les ordina- teurs personnels eux-mêmes ne sont pas aussi vieux ? « C’est ce genre de considérations qui nous a amenés à proposer une solution où nous dématériali-
Code « informatique » fait loi
diaire, mais qui a le mérite d’être très simple à installer.
par
inappropriées. l’on pourrait même aller jusqu’à dire qu’il n’est ni possible, ni souhaitable d’appliquer de telles règles à l’environnement numérique. la conséquence immédiate voudrait que soit établi un nouveau cadre juridique spécifique ! la première application pourrait en être la blockchain, pour la- quelle on ne sait pas encore où elle nous conduit, quels en sont les champs d’ex- ploitation, et quels en sont les véritables dangers. Par contre, chercher à réguler la blockchain avec des règles tradition- nelles serait particulièrement risqué car cela pourrait limiter voire éliminer tout son potentiel1.
Jean-Marc Rietsch
expert international en dématique, président du Digital information institute ou D2i
1
58 Juillet-Août 2016