Page 52 - EcoRéseau n°9

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n°9
S& I
TRATÉGIE NNOVATION NUMÉRIQUE Expertises

Records management
Editorial

Pouvons-nous mesurer par Arnaud Jules

les effets du monde
Directeur Gestion et Conservation de l’Information - Orange

Cnumérique ?
Le Records management, une véritable arme pour

Nl’entreprise digitale
omme évoqué à plusieurs reprises, nous vi-
vons actuellement, grâce au numérique,
une véritable révolution sociétale. Ce serait
une grave erreur de penser qu’il ne s’agit que
d’une révolution technique-industrielle. En ombre d’études démontrent au- à l’aise. Le digital a en effet redonné de l’archivage externalisé en est un bon
quelques années le numérique est entré dans nos jourd’hui qu’une entreprise di- du pouvoir au client, en ouvrant des indicateur. Fiabiliser ses processus do-
foyers, peut-être même un peu trop, et n’est plus gitale est plus profitable que zones d’interaction directe entre l’en- cumentaires lorsque le processus métier
seulement l’apanage d’un environnement profes- la moyenne de son industrie, génère treprise et lui. Cette capacité à se trans- se digitalise est un impératif : tracer les
sionnel. Pire, il est désormais de plus en plus ré- des revenus supplémentaires par employé former passe par la nécessité de revoir données et documents, les sécuriser,
clamé de pouvoir utiliser ses propres outils au et est mieux valorisée par les marchés les fondamentaux de la relation avec gérer la valeur de preuve électronique
travail, le fameux BYOD (bring your own device)
ce qui ne va pas sans poser de gros problèmes en financiers. Cette transformation numé- lui : donner, justifier et prouver la ou papier, lorsque le papier ne peut
matière de sécurité dans son sens le plus large. rique implique à la fois une transition valeur, le sens et la qualité de ses être supprimé pour des raisons légales
Nous voguons ainsi de paradoxes en paradoxes. et une rupture, dans tous les domaines produits et services.
ou règlementaires, les préserver dans
Les responsables de la sécurité militent pour in- de l’entreprise. Pour offrir une réponse le temps, c’est en assurer une meilleure Mais par quelles mesures commencer
terdire le BYOD alors que la souplesse de l’outil adaptée aux nouveaux besoins des exploitabilité au meilleur coût.
? Comment les mettre en oeuvre ? L’en-
est justement de pouvoir permettre l’accès à l’in- clients, à ses objectifs d’efficacité opé- treprise dispose-t-elle des compétences Le Records managament participe à
formation quel que soit le terminal employé. rationnelle ou de marges, l’entreprise requises ? Ces questions du pourquoi, une démarche de priorisation et de sé-
Ainsi, après les limites constatées de notre arsenal va devoir par exemple transformer sa du quoi, et du comment sont également lection de l’information, qu’elle soit
juridique pour lutter contre des pratiques visant à relation client, dialoguer différemment, les bonnes questions à se poser pour donnée ou document. Il contribue éga-
l’atteinte aux données personnelles, sommes-nous savoir écouter.
maîtriser ses données et documents, lement à atteindre le double objectif
aujourd’hui confrontés aux limites des outils sé- Le plus délicat est de cerner les nouveaux qu’ils soient numériques ou papier. Car d’être une entreprise digitale performante
curitaires classiques, prévus pour fonctionner de
préférence dans un monde technologique bien dé- usages. Aller à la rencontre des clients digitaliser, c’est à la fois optimiser ce et responsable. Mais cela suppose que
fini même si imprévisible sur certains côtés, mobiles et connectés devient indispen- qui a déjà été digitalisé, mais c’est aussi les pratiques en vigueur ne soient pas
comme la multiplication des codes malveillants. sable. Ce qui passe par les médias so- digitaliser ce qui ne l’est pas encore ! réduites à l’archivage (même si ce pro-
A côté de cela de nouvelles disciplines ne cessent ciaux (environ deux milliards de profils La croissance stable mais toujours exis- cessus est fondamental) comme cela a
de se créer et par voie de conséquence de générer Facebook aujourd’hui !), un domaine tantede4à5%paranenFrancedu pu l’être par le passé.
de nouvelles demandes et de nouveaux postes, de où l’entreprise n’est pas nécessairement
marché de la gestion documentaire et
nouvelles fonctions. Pourquoi dès lors vouloir à Normes
tout prix les mettre dans des cases déjà exis-
tantes ? Ne s’agit-il pas là d’un nouveau paradoxe
de ne pas vouloir admettre, reconnaître la nou-
veauté ? Peut-être faut-il chercher les réponses
dans le fait que tout va vite, très vite, trop vite, et par Jean-Louis Pascon
à force de bousculer cela dérange. Par ailleurs
force est de constater qu’il faut être vigilant afin
de distinguer les véritables innovations des sim- Consultant chez Hénon Conseil
ples évolutions et des effets d’annonce ou des
mots ou expressions utilisés pour laisser à penser
qu’il s’agit de quelque chose de nouveau. Ayons Et u n d e p l u s !
la sagesse de prendre le temps de rechercher la S
véritable signification de ces mots comme cloud
ou Big data, pour ne citer qu’eux. L’on sera alors
surpris de constater que cela existe déjà depuis
longtemps sous des formes légèrement diffé-
rentes, et encore !
uite à la publication de la déli-
des dossiers médicaux), le Référentiel cuments dans la plate-forme d’un opé-
Face à ces nouvelles technologies, il faudrait général de gestion des archives produit rateur du « Cloud » parce que cela bération N° 2014-017 du 23 jan-
néanmoins être capable de réagir en premier lieu vier 2014 de la CNIL, il existe par le Comité interministériel aux ar- coûte moins cher.
à la fois sur le plan des formations et du droit dans désormais un document de référence chives de France (pour les archives pu- Le deuxième est du côté des fournisseurs.
des délais très courts, mais visiblement nous n’y de plus dans le domaine de l’archivage bliques) et la certification AFNOR NF Pour eux, il va être complexe de gérer
sommes pas préparés car littéralement englués numérique. En effet, ce texte a créé un 461 (principalement destinée aux tiers toutes ces labellisations. Prenons le cas
dans des schémas qui ont fait leur preuve mais à référentiel pour la délivrance de labels archiveurs numériques). Et si l’on franchit d’une entreprise qui voudrait offrir un
une autre époque. Pour en revenir au Big data, les en matière de services de coffres forts les frontières de la France, cette liste service pour les particuliers, service qui
annonces faites fin 2013 concernant son dévelop- numériques, destinés à conserver des s’accroît.
permet aussi de stocker des dossiers
pement prévoyaient un potentiel mondial de 4,4 données personnelles.
médicaux. Pour ce faire, cette entreprise Il faut être un spécialiste du droit et de
millions d’emplois créés d’ici 2015, mais quelles A priori, l’idée est bonne. Le label devra être hébergeur de données de la technique numérique pour comprendre
actions concrètes à court terme ont été entre-
prises ?
délivré par la CNIL indique si un hé- santé mais être aussi labellisée par la les différences qui existent entre toutes
Voyons la réalité en face, acceptons cette notion bergeur, à qui vous confiez vos docu- CNIL. Cela ne sera pas évident techni- ces procédures de certification, d’agré-
de révolution douce et sachons en profiter, mais ments (bulletins de paie, factures, contrats quement et coûteux de concilier les exi- ment et de labellisation.
pour cela, encore faut-il accepter de remettre en d’assurances, etc.), respecte bien des gences de plusieurs référentiels.
Cette profusion peut générer deux écueils.
cause beaucoup de schémas anciens, à remplacer règles techniques et organisationnelles Le premier est du côté de l’utilisateur : Il serait peut-être temps de parler de
par d’autres qu’il est encore difficile de définir permettant de garantir confidentialité, laquelle de ces certifications choisir ? convergence. Une approche plus unifiée
avec certitude. Soyons donc raisonnables, tra- intégrité et disponibilité des documents. Quelle est celle qui offre le plus de ga- permettrait d’ouvrir des marchés plus
vaillons par étape, et restons modestes sur certains Mais les référentiels sont nombreux. Il ranties ? Faut-il prendre comme presta- vastes et donc, à la fois, de voir baisser
projets, mais sachons exploiter de cette formida- existe aussi l’agrément du Service in- taire celui qui a le plus de tampons offi- les coûts, de fiabiliser les systèmes en
ble opportunité qui nous est offerte avec le numé- terministériel des archives de France ciels ? Autant de questions qui risquent les standardisant et d’aider véritablement
rique pour transformer notre société.
(pour l’hébergement des documents de de dérouter l’utilisateur. Peut-être que les utilisateurs à avoir confiance en de

l’administration), l’agrément des héber- finalement, celui-ci écoutera son porte- tels outils.
Jean-Marc Rietsch
geurs de données de santé (pour archiver
monnaie qui lui dira de mettre ses do-

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