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Dématique, de l’importance des mots

Plutôt que d’utiliser le terme « dématérialisation », source de nombreuses confusions voire d’incompréhensions à cause d’une vision souvent incomplète du domaine – à noter également que nos amis anglo-saxons voient dans la « dematerialization » plutôt la notion de désintégration, ce qui n’est pas forcément le but recherché ! – nous proposons d’utiliser le mot « dématique » : celui-ci correspond à l’action de dématérialiser dans son sens le plus large. La dématique va ainsi concerner à la fois la numérisation de documents, la dématérialisation des échanges et la dématérialisation des processus, sans oublier la prise en compte des aspects juridiques et réglementaires.
La première compréhension que l’on a en général de la dématérialisation est celle de la transformation du papier en électronique par le biais d’une opération classique de numérisation. Le document, une fois numérisé, sera ainsi accessible beaucoup plus facilement par un grand nombre d’utilisateurs. Il s’agit ici de la véritable origine et de l’objectif de la gestion électronique de documents (GED), à ne pas confondre avec l’archivage électronique qui dans la majorité des cas concerne des documents sur lesquels pèsent des obligations légales et/ou réglementaires, nécessitant un niveau de sécurité élevé.
La dématique s’intéresse également à la dématérialisation des échanges, avec par exemple les e-mails ou encore les recommandés électroniques, le télétravail, les télé-procédures, en particulier administratives (déclarations d’impôts, de TVA).
Ce dernier point introduit naturellement le troisième aspect de la dématique qui concerne les processus, pour lesquels le papier est totalement exclu. À titre d’exemple nous citerons la dématérialisation des factures, des contrats, des bulletins de salaires, etc.
Ce dernier volet de la dématique est celui qui présente le plus d’enjeux et correspond en fait à l’évolution naturelle de la démarche d’informatisation, à laquelle s’ajoute une dimension légale. La dématique doit ainsi permettre, en plus des procédures déjà connues et adaptées à l’électronique, d’envisager de nouveaux processus « tout numérique », qui vont permettre de pleinement profiter de l’électronique, gagnant en efficacité tant au niveau de la réduction des temps de traitement que de l’image de toute organisation, tant publique que privée, au regard de ses clients. Sans oublier la réduction de certains coûts.
Enfin la dématique génère nécessairement un grand nombre de données/documents numériques et débouche naturellement sur la notion de conservation de ces mêmes données, posant un nouveau problème, celui de leur sécurité et surtout de leur pérennité.

Jean-Marc Rietsch
Président de FedISA