Généraliser le télétravail, c’est dématérialiser un poste de travail 100 % mobile. Techniques, démarches, sécurité : les entreprises intègrent – enfin – cette nouvelle dimension.

Avant la crise sanitaire, le marché de la dématérialisation connaissait une croissance estimée entre 6 et 7 % par an. La généralisation du télétravail a donné un coup d’accélérateur au mouvement, provoqué le basculement anticipé des entreprises dans le tout numérique. Un processus qui laisse présager une transformation profonde des modes d’organisation des entreprises. La révolution est en marche.

Une condition de survie

Substituer aux supports d’information matériels des fichiers numériques est devenu un enjeu vital pour la poursuite de l’activité en période de confinement. Les entrepreneur·euses l’ont compris. Il s’agit d’une condition de leur survie.

Mais à court terme, la capacité des TPE et PME à numériser leurs données est vitale pour rester concurrentielles. La dématérialisation simplifie les tâches de gestion, crée les conditions d’une gestion plus efficace du volume croissant d’informations « non structurées ». Pour être à même d’extraire en temps réel des données pertinentes et fiables dans la data, l’entreprise doit prendre appui sur des solutions numériques : logiciels métiers, référentiels, etc. Les avantages de la numérisation compensent largement son coût : gain d’efficacité, diminution des temps de traitement, réduction des fraudes…

« L’archivage des documents papier est une perte de temps et de productivité compte tenu de l’organisation qu’il demande, estime Adrien Boisard, Customer success manager chez Yousign. Des études ont démontré qu’en moyenne une entreprise consacre entre 5 et 15 % de son chiffre d’affaires à cette tâche ! »

Le télétravail, accélérateur de la numérisation

Une étude Xerfi publiée le 2 novembre a évalué les perspectives du marché de la dématérialisation des documents à horizon 2023 : « Pour tirer au mieux profit de ces opportunités, les acteurs vont devoir se différencier et enrichir leur offre, à travers la spécialisation métiers, le savoir-faire sectoriel ou encore les outils numériques. Car c’est bien par la qualité et la richesse de leurs prestations que ces acteurs parviendront à s’extirper d’une guerre des prix dont seuls les modèles low cost et leurs solutions en ligne pourront sortir gagnants. »

Dématérialisation à marche forcée

La loi de Finances pour 2020 prévoit de rendre obligatoire de façon progressive la facturation électronique interentreprises. Son but est en premier lieu la lutte contre la fraude à la TVA. Entre 2023 et 2025, la facture électronique devrait remplacer totalement la facture papier dans les échanges b to b. Outre la réduction des sources d’erreur, ce mode de facturation fait l’économie des frais liés à l’envoi papier. Il simplifie les procédures d’échange entre client et fournisseur et améliore la qualité des échanges. L’utilisation d’un logiciel de facturation fiabilise les données, réduit les erreurs de saisie et donc les litiges. Enfin, les délais de paiement sont mieux maîtrisés. Autre secteur de l’entreprise où la numérisation est clé, le département RH. Depuis le 1er janvier 2017, l’employeur est autorisé à dématérialiser les bulletins de paie. Pourtant, 80 % des salarié·es français reçoivent encore leur bulletin de paie au format papier. Plus la taille de l’entreprise est petite, plus la tendance est marquée : 89 % dans les TPE, 84 % dans les PME, 72 % dans les ETI et grandes entreprises. Les salarié·es sont pourtant en majorité favorables à une réception de leur bulletin de salaire par mail. Ils·elles y voient une action en faveur de l’environnement, la possibilité d’y accéder à distance et la protection de leurs données en cas de sinistre à leur domicile.

Le stockage des données

Le stockage sécurisé des données constitue un enjeu important pour rendre accessibles les données à tout moment, en tout point du globe. Le cloud et le NAS sont les deux grandes options qui s’offrent à l’entreprise. La première est aujourd’hui largement privilégiée, notamment par les TPE et PME. D’abord parce que le cloud autorise l’accès à un stockage illimité sans aucune contrainte technique : nul besoin d’installations lourdes et onéreuses ou de compétences en interne pour la maintenance, une bonne connexion Internet suffit. Pour adapter l’espace de stockage à ses besoins réels, l’entreprise adapte son abonnement ou opte pour un espace illimité. Certes, le système de stockage n’appartient pas à l’entreprise. Pour autant, cette solution présente de très nombreux avantages, à l’aide d’interfaces aux fonctions multiples adaptées aux besoins du business. Seul point noir au tableau, les data centers hébergeurs des données sensibles sont soumis aux risques de piratage ou de dysfonctionnement, sans même évoquer leur consommation énergétique incompatible avec les préoccupations environnementales.

Autre option de stockage, la conservation des données en local grâce à un serveur NAS – Network Attached Storage, appareil de stockage autonome connecté à votre ordinateur privé ou professionnel via Internet. Les données sont accessibles aux utilisateurs autorisés. Contrairement au cloud, le NAS est connectable aux périphériques. Il est flexible et évolutif : pour augmenter la capacité de stockage, il suffit d’ajouter des disques durs. Enfin le NAS est en principe moins sujet aux piratages, la protection des données est maîtrisée par l’entreprise. Principaux points faibles : le coût d’installation, le risque de perte intégrale des données en cas de vol des unités de stockage, le besoin de compétence en interne pour gérer les incidents… et la perte potentielle de chiffre d’affaires dans le cas où le site Web de l’entreprise est également stocké sur le serveur.

La sécurité des données : un business juteux !

La concentration de toutes les données sensibles de l’entreprise dans un même outil de stockage est un frein à la numérisation. Les risques sont nombreux : crash ou panne d’un disque dur, attaque informatique, espionnage industriel, virus, vol de matériel, incendie ou inondation… « Sur la base d’un audit, il appartient à la direction informatique ou à un prestataire externe de rédiger la politique de sécurité informatique en entreprise, explique Rocio Arrarte, responsable marketing France chez Diligent. Elle va déterminer les secteurs à protéger, les moyens à mettre en œuvre, les procédures à initier et définir les responsabilités. » Les sociétés de sécurité informatique fleurissent sur tout le territoire, le secteur se structure peu à peu. Pour gagner des clients, certains n’hésitent pas à utiliser des méthodes limites pour vendre leur service de sécurisation des réseaux : hacker le serveur d’une entreprise pour lui montrer que son système comporte des failles, s’introduire dans des bureaux sécurisés… D’autres se contentent de délivrer du conseil en vue de réduire les risques. Derrière la sécurisation des systèmes d’information de l’entreprise, ce sont aussi les données des salarié·es qui doivent être protégées. « Contrairement à ce que l’on pourrait penser, les cyberattaques qui visent les organisations sont également préoccupantes pour le grand public car elles mettent bien souvent en péril les données personnelles de milliers de clients ou d’utilisateurs », explique Marc-Antoine Brillant, sous-directeur adjoint Stratégie à l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (Anssi). Il n’empêche qu’au bilan, la dématérialisation devient plus que jamais le gage d’existence future de toutes les organisations humaines.

Marie Bernard

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