L’événementiel se numérise

L’on assiste à une vraie mutation du format de l’événement. « Désormais, il s’agit d’animer et de faire vivre l’événement sur le long terme. Par le biais d’animations diverses, on suscite l’envie, on fait participer l’invité et on fait durer l’aventure… L’idée est de créer une véritable “expérience invité” autour de l’événement physique. Les actions diffèrent selon si l’événement est dédié au public ou s’il est professionnel. Mais, dans tous les cas, l’objectif est de provoquer l’engagement des participants au-delà de leur simple présence le jour J », indique Marc Tudela, président de Corpo’Events. La mise en place d’une stratégie numérique se doit d’être cohérente et refléter l’image de marque. Correctement utilisée, elle constitue une valeur ajoutée pour l’organisateur mais également pour le participant. Cette mutation, bien sûr rendue possible par l’innovation technologique, transparaît en amont de l’événement, pendant et après.

L’intelligence artificielle entre dans la danse

Désormais, tout est fait pour simplifier au mieux l’organisation d’un événement. La mise en ligne de nouvelles applications a révolutionné les opérations d’inscriptions, de billetterie, de planification des activités, de gestion des plans de table, de stockage des documents, etc. Des outils qui s’occupent aussi de trouver des lieux en fonction des attentes, identifier des prestataires adaptés au développement des activités les mieux adaptées au profil du séjour. « Toutes ces avancées, c’est du gain de temps et de sérénité. Les systèmes de reconnaissance de badges ou qui garantissent le bon déroulé des conférences en sont des exemples parfaitement évocateurs pour gagner en efficacité », selon Marc Tudela. En amont, la création d’un espace Web dédié donne vie à l’événement pour mettre en exergue les informations importantes telles que le programme, les intervenants, l’accès, les photos du séjour, etc. Les réseaux sociaux sont très généralement utilisés pour favoriser le relais et le partage des informations.

Au-delà de l’aspect logistique, les entreprises ont en effet bien compris l’importance de la communication sur le Web et les réseaux sociaux autour de l’événement. Elles sont de plus en plus nombreuses à solliciter l’aide d’agences ou start-up spécialisées en intelligence artificielle. « Un événement numérisé réussi se manifeste par un marqueur : il existe autant de gens qui en parlent qu’il y a eu de personnes présentes », mesure Laurent Tripied, CEO de la start-up bziiit (sic) basée à Bordeaux. « Notre métier est de développer, de façon exponentielle, la notoriété et l’attractivité d’une marque autour d’un événement. » Le prestataire se charge de la numérisation de la communication de l’entreprise lors d’un événement, histoire de créer l’attraction. L’équipe de la start-up a développé une plate-forme à base d’algorithmes, pilote des campagnes numériques. Le fonctionnement du système de bziiit est à la pointe de la technologie basée sur la data. « Nous avons développé un moteur qui “écoute” les principaux événements du monde entier et qui synthétise les meilleures pratiques. Dès que quelqu’un évoque un événement sur le Web ou les réseaux sociaux, nous analysons les commentaires et déterminons in fine les actions qui ont créé le plus d’engagements afin de créer par la suite une communauté autour de notre client. » Pour que l’organisateur d’un salon, par exemple, en optimise la fréquentation, il doit impérativement engager des conversations « digitales » avec ses visiteurs à partir d’outils de prise de contact comme un chatbot ou un assistant virtuel pour comprendre les questions clés des visiteurs potentiels. L’interaction va abaisser une barrière et générer du contenu autour d’une marque. Selon lui, chez les meilleurs « élèves », 40 % des informations sur l’événement circulent avant, 50 % pendant et 10 % après l’événement. Chez les champions de la communication numérisée, comme l’a souligné Tudela aussi, les gens qui en parlent sont deux ou trois fois plus nombreux que ceux qui y ont assisté. Le pilotage de la communication numérisée est en mesure d’augmenter de 100 % la notoriété d’une marque en moins de trois mois en jouant sur trois leviers : la puissance de l’événement, son taux de rayonnement et sa capacité à générer du business. « Un festival peut bien aligner un programme passionnant et ne pas rayonner plus loin que sa ville, c’est dommage. Grâce à l’intelligence artificielle, nous allons communiquer sur l’événement bien au-delà de sa région. Nous allons chasser sur d’autres terres, ce qui donera les moyens à cet événement de s’installer plus facilement sur la durée », promet Laurent Tripied. En soi, l’événementiel est un formidable outil pour toucher directement sa cible… si celle-ci est au courant de son existence ! bziiit sera présent à VivaTech 2019, forte de la démonstartion de la dernière version de ses algorithmes d’alertes et recommandations.

Des événements plus dynamiques, plus connectés

Les événements tels que les conventions et les congrès ont besoin d’intéresser et de surprendre les auditeurs. Grâce aux nouvelles technologies, il devient beaucoup plus simple de programmer un spectacle dynamique et original en employant des lasers, des effets spéciaux, des projections holographiques, des visions en réalité augmentée, des écrans géants interactifs… « Les entreprises sont de plus demanderesses de solutions innovantes.  Elles souhaitent changer du traditionnel powerpoint et du programme papier distribué à chaque participant », confirme Goldy Assous, président de l’agence Class Internationale. Le mapping 3D fait partie intégrante des innovations à la mode. De quoi s’agit-il ? De projeter des images numériques impressionnantes, en trois dimensions, qui habillent à merveille les façades. « La connectivité enclenche, elle, des échanges sous forme de commentaires, de quoi nourrir et prolonger la vie de l’événement. Les réseaux sociaux participent à ce mouvement en mettant en place des stratégies de networking pour valoriser l’image de la société, par exemple. En fournissant à la communauté des contenus riches de qualité, il est parfaitement possible de diffuser dans la durée via le live streaming, le webtv ou le webcast », argumente Marc Tudela, président de Corpo’Events. En somme, l’invité/e n’est plus un simple spectateur, il/elle participe activement. Le mobile constitue alors l’outil favori pour interagir avec les participants. Goldy Assous : « Des applications mises en place grâce à des balises connectées favorisent le networking et enrichissent l’expérience visiteur. Les participants sont mis en relation, échangent cartes de visite, coordonnées, etc. Ces dispositifs innovants vont collecter des données utilisateurs ciblées pour enrichir vos bases de données. » Numérisation oblige, mêmes les absents peuvent participer. Marc Tudela recommande de désigner des relayeurs pour transmettre en temps réel les messages clés sur les réseaux sociaux. « Ou mieux, pensez au live streaming pour faire vivre votre événement sur le Web. Vos invités ne risquent pas de manquer le prochain ! », souligne le spécialiste. Généralement, les applications les plus simples et intuitives sont les plus plébiscitées. Accessibles à tous, elles ne représentent pas un frein pour les personnes qui n’ont pas d’affinités particulières avec le monde du digital. « Bien sûr, les outils utilisés doivent être adaptés à la cible, mais aussi à l’image de marque de l’entreprise. Ils sont là pour servir son discours ! L’intégration du numérique exige de prendre certaines mesures techniques, notamment en termes de connexion wifi et de sécurité des données », prévient Marc Tudela. Enfin, le digital prolonge l’événement grâce notamment au partage des photos et vidéos sur l’espace Web dédié. Après avoir marqué les esprits le jour J, contribuez au partage des moments forts afin de faire durer votre action événementielle dans le temps…

L’attaque des robots

Dernier exemple de la numérisation du MICE, et non moins spectaculaire, l’arrivée prochaine des… robots. Selon Goldy Assous, de nombreuses start-up se sont lancées sur le marché qui proposent des robots destinés à booster la visibilité et l’impact d’un événement. « Les robots constituent une véritable révolution pour le domaine de l’événementiel. Ils apportent une dimension innovante et marquante. Des types de robots spécialisés dans tel ou tel effet font leur apparition sur nos événements, bien qu’ils demeurent encore très rarement utilisés », s’enthousiasme Marc Tudela. « On peut par exemple laisser un robot accueillir les invités. On trouve également des robots barmen ! Pour le divertissement, il existe des robots “arcades” qui proposent des jeux ou bien des compétiteurs qui font la course par exemple. Les robots les plus en vogue, tant ils suscitent la curiosité et l’étonnement, sont les humanoïdes. Comme leur nom l’indique, ils sont faits pour ressembler étrangement au corps humain et c’est ce qui fascine. Associés à l’intelligence artificielle, ils vont interagir avec les participants et ainsi créer des expériences hors du commun. » On lira avec intérêt le passage en revue des types de robots « en quête de savoir-vire » dans le n° de mai de notre confrère Science & Vie : les robots apprennent la politesse, à échanger par le regard, à détecter les émotions, à respecter l’intimité de l’autre, à se mouvoir dans la foule… MICE, alors…

Pierre-Jean Lepagnot

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