Logiciels de gestion : ils donnent une vue 360° de l’entreprise

Voyez large. Votre boîte, créée ou à venir, se pilote par PGI (progiciel de gestion intégré ou en anglais ERP, Enterprise Resource Planning). Cette grosse batterie de logiciels gère « l’ensemble des processus d’une entreprise en intégrant l’ensemble de ses fonctions, dont la gestion des ressources humaines, la gestion comptable et financière, l’aide à la décision, mais aussi la vente, la distribution, l’approvisionnement et le commerce électronique ». Ça fait des données au balcon ! Pas de droit à l’erreur possible.

Comment gagner en efficacité au quotidien pour faire face à des tâches liées à la logistique, aux aspects financiers, aux RH, à la comptabilité, la paie ou encore à la traçabilité des produits ? La réponse tient en trois lettres, ERP. Autrement dit, un progiciel de gestion intégré dont la fonction est d’automatiser les tâches manuelles, routinières encore nécessaires dans la gestion des entreprises. Un grand nombre d’éditeurs ERP composent le marché dominé par les mastodontes SAP, Cegid, Dassault Système et Sage.

Un trop grand nombre d’entreprises utilisent toujours des logiciels qui impliquent des actions manuelles pour engranger les tâches classiques, avec Excel comme logiciel à tout faire. La majorité fait désormais appel heureusement à des ERP, qu’ils soient développés en interne dans les grandes entités par la direction des services informatiques (DSI) ou en externe. Quand l’entreprise choisit un tel spécialiste, elle joue une carte sûre : les développeurs de progiciels de ce type sont à la pointe de la numérisation. « Nous sommes un partenaire technologique qui propose des solutions connectées en temps réel pour la comptabilité, la paie, la trésorerie, la production dans le but de consolider la colonne vertébrale de l’entreprise », n’hésite pas à affirmer Céline Bayle, directrice marketing produit Europe du Sud chez Sage, l’éditeur qui accompagne plus de trois millions de clients répartis dans 23 pays grâce à 13 000 collaborateurs et à un réseau de partenaires. Du répondant !

D’autant qu’un ERP de cette eau est support d’innovation : on lui associe des données issues d’objets connectés (pour aider au pilotage de l’activité, être alerté avant les incidents) ou bien recourir à de la RPA (robotisation des process automatisés) pour accroître l’automatisation des tâches avec peu de valeur ajoutée.

Réduire le temps des opérations

Céline Bayle évoque une colonne vertébrale, l’image est adéquate. Un ERP donne un squelette à l’entreprise grâce à un back-office solide capable de délivrer un maximum d’informations et de réduire le degré d’efforts de recherche des utilisateurs. Finalement, pourquoi le·la collaborateur·rice n’aurait-il·elle pas droit aux mêmes capacités et à la même rapidité qu’un·e consommateur·rice lambda ? « Nos efforts sont concentrés pour automatiser tout ce qui peut être automatisable en termes de tâches régulières ou rébarbatives », confirme Céline Bayle. L’objectif est autant de réduire le temps des opérations que de rester dans le jeu du marché.

Par exemple, avec le déploiement de l’ERP dans le cloud, relier toutes les usines de production d’une même entreprise pour acquérir une vision en temps réel du stock. Dans un autre registre, un·e professionnel·le de la paie qui accède rapidement aux données des employé·es ou un·e responsable du personnel connecté·e aux systèmes de RH à partir de la plate-forme de collaboration sont des exemples de réels gains d’efficacité. Un pilotage à 360 degrés comme moyen direct de gagner en productivité. L’automatisation garantit effectivement la qualité et supprime des processus de gestion des données onéreux et répétitifs.

L’introduction de nouvelles technologies va libérer les talents des collaborateurs·rices à même de se concentrer sur les missions stratégiques à forte valeur ajoutée pour leur métier. « Les technologies employées doivent également répondre aux divers blocages possibles. Au-delà des gains de productivité qu’elles apportent, elles fédèrent les collaborateurs autour du projet de transformation de l’entreprise », assure Céline Bayle pour qui, aujourd’hui, l’exigence des clients entreprises rejoint celle des consommateurs. La personnalisation est définitivement la clé de la différenciation. En raison de la numérisation croissante, les clients ont pris goût à la praticité et l’instantanéité des services numériques. « Nous sommes des contributeurs de l’engagement du collaborateur. Aujourd’hui les nouvelles générations ne veulent pas disposer d’outils de travail professionnel moins sympas que leurs outils de travail personnels. Elles veulent autant de mobilité et d’intuition qu’avec Le Bon Coin, Apple ou Waze. »

Un catalyseur de l’innovation

Les éditeurs de logiciels de gestion s’adaptent en permanence face aux besoins des entreprises. Leur but est d’accompagner la meilleure transformation numérique possible comme catalyseur de l’innovation. Céline Bayle : « Il faut que les solutions IT soient en mesure de créer de nouveaux services, de développer des nouveaux produits ou encore de changer l’expérience client… La facture à l’usage n’est pas arrivée de nulle part, par magie. Il a fallu qu’on intègre à nos solutions un certain nombre de process pour sa mise en œuvre, son suivi et son pilotage. Pour, in fine, parvenir à une meilleure maîtrise des coûts. »

Avant la prédominance du télétravail imposée par la covid, l’ERP était déjà une réalité et disponible aussi bien au bureau, sur le chantier ou à la maison. Télétravail et numérisation constituent deux ressources qui ensemble donnent à l’entreprise les marges de manœuvre indispensables en période de pandémie. Pouvoir fonctionner à distance du risque en maintenant ses capacités de pilotage, d’analyse et d’exécution est clairement un levier de continuité d’activité. Une fois affermies les bonnes pratiques de management à distance, enjeux du premier confinement, le challenge fut ensuite de concilier télétravail et numérisation dans les processus de gestion : améliorer la disponibilité du cash grâce à la numérisation du recouvrement, soutenir l’engagement des salarié·es à travers l’automatisation de la gestion des congés et des absences ou encore resserrer les liens de l’écosystème à la faveur de la digitalisation du circuit de validation des factures fournisseurs.

Alors que le manque d’interactions interpersonnelles se fait sentir, l’investissement technologique s’articule autour de la relation aussi bien pour les collaborateur·rices que pour les clients. L’objectif : aider les collaborateurs·rices à s’épanouir au travail, rester en bonne santé et efficaces, le tout pour aboutir à une meilleure expérience des clients. « On ne peut pas échapper à cette réalité. Les nouveaux talents recrutés sont nés avec Internet et aspirent à de la mobilité et de l’agilité », observe Céline Bayle.

Une crise qui booste la transformation numérique des entreprises

Selon l’Association de l’économie numérique, 30 % des entreprises ont eu recours à des outils numériques pour s’adapter à la crise. 70 % des grandes entreprises ont engagé une transformation numérique contre 53 % des PME (IDC France-Cegid). En tête des outils recherchés, on retrouve les logiciels d’organisation, les outils de gestion de projet et ERP (Appvizer). Viennent ensuite les logiciels RH, de comptabilité, de collaboration, les CRM et les outils marketing. En matière de numérisation, les entreprises nourrissent des attentes bien précises à commencer par l’optimisation de l’organisation (60 %), suivie de près par la performance des collaborateurs (59 %), le gain d’agilité (57 %) et la maîtrise des coûts (47 %). Big Data, IA ou encore RPA (automatisation robotisée des processus) : les innovations qui laissent entrevoir une transformation 2.0 sont déjà bien ancrées. Si 26 % des entreprises envisagent d’acquérir dans les années à venir une solution de gestion en mode Saas (cloud), 71 % des ETI souhaitent accélérer leurs investissements dans le numérique.
Reste à investir. Divalto, éditeur de logiciel de gestion, a établi un livre blanc aux réponses précises : quels sont les postes de dépense d’un ERP, les tarifs pratiqués (prestations, licences, infrastructure, etc.), les coûts cachés, les points de vigilance lors de la comparaison des offres ? Et comment financer votre projet (www.divalto.com) ?

Jonathan Nahmany

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