Immobilier d’entreprise : les bons réflexes avant de déménager

« Reste à embaucher les collaborateurs à la hauteur du mobilier... »
« Reste à embaucher les collaborateurs à la hauteur du mobilier... »

Entre les (nouveaux) murs

Qu’il s’agisse de s’adapter à sa croissance ou de réduire son loyer, déménager ses bureaux est une décision qui nécessite une vraie réflexion. Les clefs pour réussir au mieux sa transition.

Locaux trop étroits pour répondre à la croissance et aux perspectives de recrutement, charges représentant un poste de dépense trop important, emplacement inadapté aux nouveaux modes de travail, ergonomie à revoir… Moult raisons et contraintes peuvent amener un entrepreneur à prendre la décision d’établir sa société dans de nouveaux murs. Le déménagement est, dans la vie d’une entreprise, un événement majeur qui peut représenter un souffle de renouveau, mais aussi s’avérer source de soucis. Il serait irresponsable, en tout cas, de le prendre à la légère, et d’en faire un changement anecdotique. Dans certains secteurs en tension, les bons profils sont rares. Disposer de locaux attractifs est donc un argument pour les retenir, au même titre que le salaire. Or, ce raisonnement implique parfois la nécessité d’aller s’installer ailleurs. Mais attention, cela n’a rien à voir avec un simple changement d’appartement, comme le vivent des milliers de particuliers chaque jour. C’est l’avis partagé par Romain Fusaro, fondateur de Kollori, boutique de e-commerce spécialisée dans la fourniture de bureau et l’aménagement d’espaces de travail : « Il est possible de faire du changement de locaux une opportunité d’évolution et de croissance. Mais il s’agit d’un événement sensible qui nécessite un soin particulier. Hélas, beaucoup trop d’entrepreneurs font l’erreur de ne pas l’anticiper. Une bonne moitié de nos clients nous appellent un peu en panique : « On déménage dans deux semaines, vous pouvez nous aider ? “Il s’agit d’une configuration” stressante pour tout le monde : la direction, les salariés et la société qui opère le déménagement. »

Ce déménagement en vaut-il vraiment la peine ?

Première règle, donc, pour réussir son déménagement d’entreprise : s’y prendre en amont. « Six mois avant la date effective », comme le recommande Romain Fusaro. Preuve que les enjeux d’un changement d’adresse sont de mieux en mieux saisis de la part des chefs d’entreprise, « de plus en plus de boîtes n’hésitent pas à consulter des experts et à se faire accompagner dans leur phase de transition », admet Jean-Dominique Montandon, fondateur du cabinet de conseil en aménagement de bureaux Isotop. « L’espace de travail est désormais considéré comme un facteur de productivité à part entière. Faire appel à un expert extérieur permet de s’appuyer sur une vision plus objective et de prendre de la hauteur quant aux besoins. » Mais, avant même de s’affranchir des contraintes administratives (préavis de résiliation du bail, note d’intention aux délégués du personnel, recherches actives de nouvel emplacement, mise à jour des documents professionnels, etc.) il importe de se poser « LA »  bonne question : quelle est la raison qui motive le déménagement ? Car il n’existe pas de méthode miracle, tout n’est que cas par cas. « Chaque déménagement doit être une réponse adaptée à la philosophie et au métier de l’entreprise. Ce n’est pas parce que le flex office est à la mode que cette ergonomie colle à votre société : les collaborateurs de 25 ans n’ont pas les mêmes attentes que ceux de 50 », ajoute Jean-Dominique Montando. Conséquence, plus on prend conscience de la véritable raison derrière cette décision, mieux on peut organiser les opérations et rédiger un agenda cohérent par rapport à ce projet de transfert. Dois-je déménager car mon bail est trop cher ? Dois-je adapter mes bureaux aux nouveaux modes de travail (postes flexibles et non attribués, open space pour favoriser la synergie, télétravail) ? Ai-je vraiment besoin de m’agrandir à l’heure où plus personne ne raisonne selon le ratio surface par poste de travail ? Une fois la décision entérinée, il apparaît alors primordial d’établir un cahier des charges sur la base des nouveaux locaux. La sélection de ces derniers conditionne en grande partie le déménagement d’une entreprise. Est-il possible d’y introduire la fibre ? Tout est-il aux normes incendies ? Des travaux sont-ils nécessaires ? Quid de l’emplacement des prises ? Autant de questions qui, une fois listées, permettent de mieux organiser l’opération en interne. A ces questions matérielles s’ajoutent des problématiques de terrain. Il convient d’établir quels services doivent être proches les uns des autres, et quel sera l’emplacement de la direction générale. Une interrogation d’autant plus valable dès lors que l’on s’installe dans des locaux sur plusieurs niveaux.

Impliquer ses équipes

Une fois que ce travail est fait, mettre au plus vite les salariés au courant du projet est fortement conseillé. D’une part, pour que personne ne soit pris au dépourvu et que chacun puisse s’organiser : il est en effet fréquent, notamment lors de transfert de siège social depuis une ville intra-muros vers une aire extra-urbaine (ZAC, banlieue ou autre), qu’une partie des salariés démissionne ou sollicite une rupture conventionnelle. Autant anticiper sa politique RH et ses futurs besoins en matière d’embauche. D’autre part, la transparence a du bon, quel que soit le contexte. « Si un déménagement est motivé par une réduction du loyer, il ne sert à rien de le cacher, pointe Jean-Dominique Montandon. En phase de récession, réaménager ses bureaux en vue de réduire la voilure est perçu comme une saine décision. » Enfin, il apparaît important de valoriser le résultat et les conséquences de cette décision. Avertir ses équipes, donc. Mais pas que. Il est également important de les consulter et de les impliquer dans le processus. Il est possible de réaliser un sondage en intranet, afin d’évaluer les besoins et les désirs de chacun. Par exemple, certains employés peuvent être récalcitrants à l’idée de travailler en open space. Autre astuce : nommer un référent en interne qui listera les choses à faire et fera remonter les informations. Souvent, cette tâche incombe à l’office manager. Ce dernier servira d’interlocuteur privilégié avec l’entreprise qui gèrera les opération le jour J. « La principale erreur que font les entreprises, c’est de ne pas prendre en compte toutes les caractéristiques du bâtiment où le transfert doit avoir lieu », remarque Michel Kwarteng, chargé de marketing digital pour le compte du déménageur UAP Successeurs. « Nous avons beaucoup de questions. A savoir, le nombre d’accès aux locaux, les digicodes, les facilités de stationnement, etc. Il y a énormément de paramètres. Pour des entreprises comme la nôtre, il est plus simple d’avoir un interlocuteur dédié, afin que le déménagement s’opère dans les meilleures conditions. » Ce responsable et référent peut aussi avoir pour mission de dresser l’inventaire du mobilier et déterminer ce qui doit être déménagé ou non. En effet, il arrive que certains meubles deviennent obsolètes ou inutiles par rapport au nouvel espace de travail. S’affranchir de déménager tous ces volumes inadaptés permet de réduire les coûts du déménagement de façon non négligeable. Rien de mieux, pour cibler ses besoins et optimiser les moyens, que de dialoguer avec les collaborateurs. Ancien directeur de l’organisation et des systèmes d’information pour le compte de la coopérative agricole Axéréal, François Laurin avait été recruté en 2012, suite à la fusion entre deux enseignes, pour chapeauter une opération délicate : l’emménagement sur un site commun situé à Orléans des équipes basées originellement à Bourges et Châteaudun, soit respectivement à 125 et 135 kilomètres de la préfecture du Loiret. Ce qui représentait environ 400 collaborateurs. L’idée de fédérer deux équipes dispatchées était louable. Encore fallait-il réussir cette transition. D’autant qu’un site avait l’habitude de fonctionner en open space, quand l’autre était encore estampillé «bureaux cloisonnés à l’ancienne». Comment faire, au final, pour que tout le monde s’y retrouve ? « Associer les salariés dès le début du projet à l’aménagement du nouvel espace de travail offre plusieurs avantages. D’abord, cela diminue leur anxiété par rapport à ce changement qui approche. En général, ils sont flattés par les démarches de co-conception. Ensuite, étant donné qu’ils sont partie prenante dans les décisions, ils ne râleront pas en cas de non satisfaction », reconnaît Romain Fusaro de Kollori. Lorsqu’il intervient dans une société en passe de déménager, il n’hésite pas à auditer les salariés, et à les regrouper en ateliers de huit à dix personnes, pour leur expliquer certains nouveaux concepts de bureaux et recenser leurs envies. Il arrive même parfois qu’il soit accompagné d’un architecte d’intérieur qui modélise en temps réel un prototype de nouveau bureau, qui sera ensuite soumis à la direction. Dans la même logique, François Laurin, de son côté, a collaboré avec les instances représentatives du personnel. « Nous partions d’une feuille blanche. Après consultation, nous avons opté pour des bureaux semi-ouverts, avec des open spaces de quatre à douze personnes, avec cloisonnement de qualité entre les différents pôles. Mais, au-delà de l’ergonomie et du cahier des charges, beaucoup d’éléments étaient à prendre en compte, notamment au niveau de la dimension RH. Il fallait accompagner le changement et proposer des mesures aux salariés. » Alors, la société a négocié avec la SNCF des places de parking réservées pour les salariés résidant à Bourges. Un service de bus privé avec points de passage, payé par la société, a également été mis en place pour «récolter» les collaborateurs et les amener chaque matin sur le nouveau site. « Et ceux qui ne voulaient pas poursuivre l’aventure ont bénéficié d’une aide au reclassement », souligne François Laurin. Signe qu’entreprendre de déménager implique davantage de problématiques que le simple fait de passer d’un local à un autre.

Financement immobilier

Quand recourir au crédit-bail ?

Entretien avec Arnaud Collomb, directeur commercial des réseaux France de Crédit Agricole Leasing & Factoring

« Le CBI peut également être utilisé pour un investissement immobilier mis ensuite en location. C’est pourquoi nous proposons une offre dédiée aux investisseurs »

Dans quel type de situation peut-on recourir au crédit-bail immobilier ?

Le CBI est une solution de financement intéressante pour toutes les entreprises et les investisseurs qui souhaitent investir dans un bien à usage professionnel et bénéficier d’avantages comptables et fiscaux. C’est souvent un financement plus accessible que le crédit long terme, du fait de la garantie que constitue la propriété pour le crédit bailleur.

Y a-t-il des secteurs d’activité qui se prêtent le mieux à cette solution?

Le CBI s’adresse à toutes les entreprises – du professionnel, artisan, ou commerçant à la multinationale, quel que soit le secteur d’activité. C’est particulièrement adapté pour le financement d’immeubles de bureaux, commerces, bâtiments d’activité ou logistiques, hôtels ou cabinets médicaux par exemple. L’utilisation est assez souple : le bien peut être à acquérir – avec ou sans travaux-, ou à construire, indépendant comme en lot de copropriété. Par ailleurs, la durée du CBI peut s’adapter à l’activité de l’entreprise ou à la valeur locative du marché. Enfin, l’option d’achat peut être levée en fin de contrat, ce qui permet à l’entreprise de devenir propriétaire du bien souvent pour un euro symbolique ou une valeur résiduelle du prix du foncier. Le CBI peut également être utilisé pour un investissement immobilier mis ensuite en location. C’est pourquoi nous proposons une offre dédiée aux investisseurs.

Quels en sont les points forts?

Les avantages du CBI sont nombreux. Il permet notamment de financer intégralement les investissements, jusqu’à 100 % de leur montant TTC. Terrain, construction, frais et droits de mutation, honoraires d’architecte, taxes et primes d’assurance, TVA…tout est intégré au CBI. De plus, le CBI présente des avantages fiscaux, puisque les loyers sont déductibles du résultat imposable de l’entreprise, et comptables, puisqu’il n’y a pas d’actifs immobilisés au bilan. Enfin, avec le CBI, les investissements sont sécurisés : l’entreprise bénéficie de l’accompagnement d’experts de l’immobilier tant sur le montage financier que sur le respect des règles juridiques et d’urbanisme.

Quels points de vigilance malgré tout?

Le CBI ne concerne que le financement de biens à usage professionnel. Il ne convient pas par exemple aux biens immobiliers mixant bureaux et habitation.

Propos recueillis par Geoffroy Framery

Marc Hervez

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