Les facteurs de succès des centres de congrès

Partir d'une page blanche pour imaginer une scénographie où les lieux et discours rentrent en écho.
Partir d'une page blanche pour imaginer une scénographie où les lieux et discours rentrent en écho.

L’événementiel sur-mesure

Ces lieux ne sont pas que de simples espaces d’accueil pour conventions et séminaires en tous genres. Ils sont surtout des organisateurs hors-pair d’événements, capable de gérer de A à Z l’ensemble des composantes d’une manifestation : réservation, accueil, animation, restauration, déplacements, hôtels, et même parfois stratégie digitale.

La France est sans doute le pays champion du monde des centres de congrès, compte-tenu du nombre de structures existantes. Pierre-Louis Roucaries, directeur général de l’office du tourisme et du centre expo congrès de Mandelieu-la-Napoule (Alpes-Maritimes), résume assez bien la situation : « C’est un secteur très concurrentiel. Ne serait-ce que dans notre région PACA, il existe des centres ou palais des congrès tous les 15 kilomètres ! ». Monaco, Nice, Cannes, Antibes, Marseille, Saint-Raphaël, Toulon, Arles, Aubagne… La plupart des villes de la Côte d’Azur disposent de leur propre structure. Cette proximité incite les différents centres de congrès à redoubler d’inventivité et à innover en permanence pour se démarquer du voisin.

Pour autant, sur la Côte d’Azur, la concurrence n’est pas si rude qu’elle n’y paraît. « Les produits sont hétérogènes dans la région. La concurrence ne vient pas d’à côté, elle vient de plus loin », analyse Pierre-Louis Roucaries qui cite l’offre des pays frontaliers : la ville de Genève en Suisse, par exemple, et son centre international de conférences qui gère 260 événements internationaux par an et compte pas moins de 15 chefs de projets en son sein. Mais surtout l’Île-de-France. « La moitié du business des centres de congrès s’effectue sur Paris », observe le patron du centre des congrès de Mandelieu-la-Napoule. Derrière les 50% de parts de marché (PDM) captées par la Capitale, la région Provence-Alpes-Côte d’Azur parvient à se tailler la part du lion avec 18% de PDM devant Auvergne-Rhône-Alpes qui capte 9% du gâteau.

Accessibilité et hébergement, les principaux atouts

Pierre-Louis Roucaries est formel : « L’attractivité d’un centre de congrès repose sur deux critères majeurs : l’accessibilité et l’hébergement ». Le nombre d’hôtels, leur niveau gamme et leur capacité d’accueil, à proximité d’un lieu d’organisation de meetings et séminaires, est un véritable enjeu.

À Mandelieu-la-Napoule, il existe par exemple sept hôtels de standing disposant de 100 à 300 chambres. Une offre en adéquation avec l’activité du centre expo mandolocien qui accueille chaque année, en moyenne, une soixantaine d’événements, dont un tiers de conventions et un tiers de salons. L’accessibilité est également un point essentiel, notamment par les airs. « Quand vous avez un aéroport qui déplace chaque jour des milliers de voyageurs, il s’agit évidemment d’un atout important. La problématique des droits de trafic aérien devra nécessairement être au cœur des discussions dans les années à venir tant ces droits sont gérés de manière défavorable », estime Pierre-Louis Roucaries.

Espace, modularité et qualité de service

Dans un centre de congrès, « tout doit être équilibré, explique le directeur général du centre expo congrès de Mandelieu-La-Napoule. Quelle que soit la configuration choisie (exposition, restauration, réunion), le moindre mètre carré est exploité ». Autour de l’auditorium, un centre de congrès digne de ce nom doit être en capacité de proposer de multiples salles d’accueil et de restauration parfaitement dimensionnées. « Une salle de sous-commission, c’est entre 30 et 60 personnes ; une sous-plénière 200 à 300 personnes », explique le dirigeant de Mandelieu.

Alors que 2018 verra l’érection de l’International Trade Center de Roissy et ses 30000 mètres carrés, la course aux surfaces à géométrie variable est lancée. Ainsi, le Palais des congrès de Strasbourg mise sur la synergie entre les halls d’exposition et les salles de congrès, avec trois auditoriums de 1800, 1200 et 500 places, 25 salles de commission de 25 à 500 places, un réseau de cabines de traduction fixes ou mobiles, un espace de 2000 mètres carrés de restauration entièrement personnalisable.

Il arrive parfois que l’auditorium dans lequel se tient l’événement soit trop grand ou trop petit. « C’est souvent le piège, reconnaît Pierre-Louis Roucaries. Un congressiste doit disposer de quatre mètres carrés d’espace d’exposition. C’est la règle. »

Le centre de congrès de Mandelieu-La-Napoule qui accueille des manifestations réunissant entre 200 et 800 participants en moyenne, a construit, autour de son auditorium, une quinzaine de salles permettant de répartir les participants durant la journée. « Cela implique d’être entouré d’un personnel extrêmement compétent et organisé pour accueillir ce type de public. La rigueur est un élément très important dans notre métier : la capacité à faire des rétro-plannings, à coordonner. »

C’est la mission du chef de projet qui doit gérer durant plusieurs mois, parfois plusieurs années, l’organisation de nombreux événements. « Il est le chef d’orchestre. C’est à lui de coordonner l’ensemble des corps de métiers », explique Pierre-Louis Roucaries. À Mandelieu-La-Napoule, deux chefs de projets se partagent ainsi les 60 manifestations organisées annuellement.

À Nantes, du côté de la Cité de la Congrès, outre une modularité exemplaire, l’investissement s’est porté sur de nouvelles installations sonores et lumières haut de gamme, adaptables aux différents espaces : « L’enjeu est de pouvoir proposer à nos clients des scénographies créatives et sur-mesure en nous appuyant sur une équipe interne de 15 régisseurs », explique Lucile Suire, responsable du bureau des congrès de Loire-Atlantique.

Co-construire l’événement, un atout supplémentaire

Si dans certaines villes, il existe des agences réceptives, « il arrive parfois que nous ayons à co-construire l’intégralité d’un salon avec les organisateurs : choix des intervenants, gestion du listing invités, réservation des chambres d’hôtels, restaurants, taxis… Il est même arrivé, une fois, que nous ayons à gérer la recette d’un événement », se souvient Pierre-Louis Roucaries. Ces dernières années, les centres de congrès ont également vu apparaître d’innombrables outils numériques. La communication s’effectue désormais avant, pendant mais aussi après l’événement. Au cours d’un congrès ou d’un séminaire, le participant est désormais invité à donner son avis. Les congrès et séminaires sont devenus interactifs grâce à des applications créées sur-mesure. Le téléphone permet au congressiste d’être en permanence connecté, de commenter en direct, parfois de voter et aussi de recevoir de nombreuses études/documents présentés au fil du congrès. « C’est l’événement qui va créer la communauté. Mais c’est ensuite le digital qui va permettre à cette communauté de vivre, de se nourrir, de grandir et d’échanger», note le dirigeant de Mandelieu-La-Napoule. Et pour un organisateur de pérenniser son événement, en suscitant le désir sur la Toile jusqu’au prochain rendez-vous.

Cyril Michaud

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