Locaux & équipements de bureaux – Espace vital

Tout commence souvent par un beau dessin...
Tout commence souvent par un beau dessin...

Oui c’est possible. Nos locaux peuvent permettre d’avoir une identité forte tout en apportant un confort de travail. Surtout une question de logique.

Tout commence souvent par un beau dessin...
Tout commence souvent par un beau dessin…

Les locaux doivent-ils donner un caractère à l’entreprise ? Doivent-ils impressionner, convaincre ? Les salariés ont-ils leur mot à dire pour mieux s’y projeter ?… À toutes ces questions, globalement, la réponse des professionnels du secteur est : oui. Celle des chefs d’entreprise, aussi. Mais il en reste une : comment faire ? Posséder ou développer une identité forte, voire trouver un style, ne peut pas faire l’économie d’un certain nombre de règles. Reste que c’est peut-être l’un des meilleurs moments pour réfléchir à l’organisation actuelle ou à celle de futurs locaux. Pourquoi ? Parce que l’idéal décérébré du tout open space a laissé place à une période de maturité sur l’environnement de travail, plus ergonomique, moins frénétique, plus connecté aussi. « Il y a d’abord une prise de conscience de la santé de ses propres salariés qui sont aussi les ambassadeurs de l’entreprise, explique Jean-Pierre Zana, ergonome à l’INRS. Avec quelques mesures de prévention, ils vivent mieux, et sont moins absents. » Les managers se sont aussi rendu compte de l’hérésie de certaines situations, comme celle de ces immenses plateaux qui relève parfois du travail en batterie, surtout pour des activités bruyantes. « Nous parlons maintenant d’open space raisonné, confirme Raymond Leuliet, chargé d’affaires chez AMSO, une entreprise des Yvelines qui pèse 10 M€ dans l’aménagement. Même dans de grandes entreprises, le modèle a été remis en cause. Chez Eurocopter, il n’y a désormais pas plus de huit collaborateurs par espace ouvert. Des études ont prouvé qu’au-delà, cela générait des problèmes relationnels.  » Un bureau «traditionnel» par ailleurs confronté au flex office, donc à un taux d’occupation des bureaux qu’il faut également gérer avec, pour effet, l’agrandissement des espaces partagés. « Le nomadisme des salariés au sein et en dehors de l’entreprise crée une recomposition des lieux de travail et du bureau », affirme lors de ses conférences Alain d’Iribarne, sociologue et président du conseil scientifique d’Actineo, l’observatoire de la qualité de vie au bureau.

Fiction

Lundi 11h, réunion hebdomadaire animée par Gaston L., le P-Dg de ONATOU COM PRIX, une petite agence de marketing. Un dirigeant tout content :

« Cette fois, c’est fait, c’est signé. Fini les vieilles moquettes et ces petits bureaux, place à nos nouveaux locaux, à deux pas d’ici : un plateau de 150 m² déjà aménagé. Les locataires actuels, une start-up de financement participatif fondée par le fils de mon voisin du dessous, doivent partir très vite. Ils laissent tout sur place, bureaux, consoles, chaises. Ils s’étaient engagés auprès du propriétaire à trouver un nouveau locataire pour réduire à quinze jours leur préavis. Il fallait faire vite, j’ai signé samedi, j’espère que vous êtes aussi contents que moi ! » Un ange passe… Julien, le directeur commercial, toujours un peu fayot, se lève et applaudit : « Une grande nouvelle pour débuter la semaine ! ». Juste de quoi rompre le silence… Fanny, l’assistante de Gaston fait la moue. « Quinze jours, c’est demain ! Il va falloir prendre connaissance des lieux, faire l’inventaire des équipements sur place, voir le mobilier que nous voulons emmener, peut-être revoir notre organisation . Quand nous nous sommes installés ici il y a sept ans, nous étions quatre, aujourd’hui, nous sommes onze, et même jusqu’à quinze le vendredi quand les commerciaux se regroupent pour leur réunion hebdomadaire… »

Gaston coupe, un poil agacé par le manque d’enthousiasme qu’a suscité son annonce : « Ne vous embêtez pas avec ça, préparez plutôt les cartons ! Et réunissez-vous ce midi pour déterminer la couleur dans laquelle vous voulez que vos bureaux soient repeints ! »  Fin de la réunion.

Devant la machine à café posée dans l’entrée face au bureau de la dynamique Fanny , les langues se délient. Thomas, le jeune stagiaire de la com’, ose : « J’espère que nous aurons un bureau assez grand pour nous retrouver avec Emmanuel et Baptiste qui sont aujourd’hui à l’autre bout du couloir. Parce que ce n’est pas facile de faire valider les tweets et les post Facebook dans ces conditions… » . « Et ce serait pas mal d’avoir une salle pour les commerciaux, lance Fanny qui se contorsionne sur son siège d’un autre temps avec son mal de dos , parce que le vendredi, il y a foule, nous sommes tous en réunion. La dernière fois, l’équipe a été obligée d’aller au café d’en face… » Gaston vient se servir un petit noir, sans sucre. Fanny, encore elle, ose : « Est-ce que vous avez prévu un budget de rénovation ? , notamment pour avoir enfin un accueil digne de ce nom ? » Le café, même sucré, est un peu amer ce matin. Visage interloqué de Gaston : « On ne peut pas tout avoir Fanny. Vous allez être dans un bureau tout beau, vous n’allez pas commencer à vous plaindre ! »

L’influence du home staging et de la TV

De quoi rendre le marché particulièrement dynamique autour de solutions techniques qui se développent sans limite ? Pas vraiment. Selon une étude de DAFSA, l’un des leaders de l’information sectorielle, le marché français du mobilier de bureau a accusé une diminution de -5% en 2013 après, déjà, un repli de 3% l’année précédente pour un marché intérieur évalué à 939 millions d’euros. « Il devrait renouer avec la croissance en 2015, mais le secteur public et les grands comptes privés sont restés attentistes. Dans un contexte de réduction ou de stabilisation des dépenses, les ventes au secteur public ont diminué de -4% et les ventes aux grands comptes privés de -5%. Les TPE, professions libérales et travailleurs indépendants ont été particulièrement touchés par la crise, et la baisse des facturations sur cette cible atteint -9% », analyse notamment ce rapport sur « Les chiffres clés de l’aménagement en France ». Un marché atone selon certains professionnels du secteur, quand d’autres s’appuient sur la médiatisation de l’aménagement intérieur et du home staging pour faire passer les messages à leurs clients. « Toutes les sociétés veulent avoir des locaux où on se sent bien, même si, paradoxalement, il existe une vraie problématique de dégradation des conditions de travail auxquelles nous nous habituons tous… avec des choses que nous n’aurions pas acceptées au moment de l’installation. Nous aurons de toute façon toujours moins d’ambition qu’à la maison », relève Thomas Planquette, directeur de Kytom, un jeune spécialiste de l’aménagement qui pèse 3,3 M€ de CA. Comment prendre le dossier par le bon bout ? Voici notre cahier des charges. Pour le reste, on vous laisse choisir la couleur des sols et celle du plafond !

Organigramme et timing

« La première chose que je demande systématiquement à mon client, c’est un organigramme, témoigne Thomas Planquette, directeur de Kytom. Combien de personnes ? Qui travaille avec qui ? Quelles sont les interconnexions à créer ? Ce sont les questions de base pour faire réseauter l’ensemble. De cet audit simple découlent les plans, les métrés, les cloisons… » Une démarche trop peu souvent pensée en amont, comme le souligne ce professionnel du secteur : « Mises à part les entreprises à très forte croissance, type big data, pour qui les locaux font partie intégrante du projet de développement, les sociétés, qui sont tenues par les baux commerciaux en 3/6/9 ne réagissent généralement qu’à N-1 pour l’aménagement de leurs nouveaux locaux, que ce soient des plateaux nus ou des espaces en rénovation. »

Les “cosmétiques”, le véritable enjeu ?

Les cosmétiques ? C’est le jargon de la profession pour les peintures et la décoration. « Les couleurs ne sont pas significatives du moment qu’elles n’agressent pas, tranche clairement Jean-Pierre Zana. En revanche, la lumière a toute son importance. Fini celle des néons qui tombe du plafond, elle doit être montante pour être apaisante. » Du rouge, du beige, du blanc, tout est affaire de goûts. « Les sols de 60 à 70 €/m², les peintures, c’est important, mais on peut y revenir. » Sortir des sentiers battus avec des formes et des couleurs oui, mais « l’identité passe d’abord par la cohérence », pointe Thomas Planquette, pour qui l’enjeu d’aménagement concerne surtout, pour son portefeuille de clients et de prospects, des solutions techniques dont il ne disposait pas il y a encore cinq ans au niveau des éclairages led ou de la capacité du réseau informatique, passée de 100Mo à plusieurs Gigas de débit.

Déterminer les espaces

Zone d’accueil, box one-to-one, espaces partagés… Que vous ayez choisi du vert pomme où un wenge sobre, c’est la priorité que mettent en avant les professionnels : un espace = une fonction. C’est là que chaque entreprise peut trouver sa personnalité ou, tout du moins, faire de ses locaux un atout. Et cela commence dès l’entrée : « La zone d’accueil, qui peut être simple avec une table, quelques fauteuils et une cloison, est extrêmement importante, insiste Raymond Leuliet. Pour deux raisons essentielles. D’abord parce qu’elle doit précéder certaines zones ou postes de travail qui doivent conserver un caractère confidentiel. Ou bien pour préserver du regard extérieur certaines habitudes de travail qui peuvent étonner le visiteur : beaucoup de catalogues sur le bureau d’un commercial, le nom des clients sur les dossiers d’un courtier en prêts immobiliers… » L’image est simple à comprendre : quand on reçoit chez soi, on ne passe pas par la chambre pour aller dans la salle à manger. C’est exactement cette idée qu’il ne faut pas perdre dans la distribution des espaces dans une entreprise. Des espaces clairs qui en déterminent de facto l’atmosphère. « Sur le marché du travail, les conditions de travail sont prépondérantes pour un candidat, peut-être au moins autant que le salaire, témoigne Benoît Baume, dirigeant de Be Contents, une agence d’édition à Paris. Un environnement dans lequel on passe le plus clair de son temps dans un schéma de management différent où la relation patron-employé a souvent laissé place à l’addition des compétences au service d’un projet. » Dans cette entreprise, l’open space de 120m² est adossé à deux salles de réunion « où chacun peut aussi se rendre pour passer tranquillement ses coups de fil personnels. Nous passons de plus en plus en plus de temps sur notre lieu de travail, il est normal de tenir compte des impératifs personnels de chacun ». A noter que le leader du mobilier de bureau, Bruneau, qui fête ses 60 ans, a mis en place, une équipe dédiée aux projets mobiliers chargée de répondre aux besoins des clients souhaitant aménager leurs espaces de travail. Aujourd’hui, l’entreprise dispose d’un véritable bureau d’études capable de prendre en charge un projet mobilier de A à Z, de la réalisation des plans au montage des bureaux, tout en s’occupant de la partie logistique et la planification.

Ergonomie : priorité à l’assise

Debout-assis-debout-assis… Si la vie de bureau ne doit pas devenir un cours d’équitation, Jean-Pierre Zana n’y va pas par quatre chemins : « On peut parler de tous les gadgets technologiques que l’on veut, la véritable révolution à apporter à l’aménagement de nos bureaux est celle de l’assise. Les entreprises qui vont se saisir de cette problématique seront d’ailleurs regardées comme des pionnières. Les bureaux électriques, à pistons, réglables ? Pourquoi pas, mais c’est l’assise qui est la plus facile à régler. La sédentarité nous tue mais ce n’est pas une fatalité. L’intelligence technologique devrait nous permettre d’avoir ces sièges dont l’assise sera réglable dans les prochaines années afin d’avoir une alternance entre position assise, position debout-assis (où le poids du corps est réparti sur les pieds et le bassin) et debout. Le marché est immense, cela permettrait de faire beaucoup contre le mal de dos. Des chercheurs ont même montré que travailler debout était aussi une bonne prévention contre les risques de cancer. Mais les fabricants, eux, sont frileux. » Sommes-nous obligés d’attendre ? Commencez par fuir l’imprimante individuelle sur votre bureau au profit d’un copieur collectif dans le couloir qui vous fera faire plusieurs mètres chaque jour en allant récupérer vos impressions. Optez pour des solutions d’armoires basses à 1m-1m30 de hauteur pour pouvoir y poser vos documents et travailler debout en alternance avec votre position assise face au bureau. « Un plateau, vous pouvez en trouver un chez Fly ou Ikea, mais pas de concession sur l’assise », précise Raymond Leuliet. Le bureau justement : « Plus il est grand, plus c’est le bazar, sourit Jean-Pierre Zana, les bureaux droits étant toujours plus faciles à régler et à installer dans un espace. »

Combien ça coûte ?

LA question incontournable. « Il faut recenser les priorités, les hiérarchiser et être clairvoyant sur le budget, explique Raymond Leuliet. On ne peut pas décréter que l’on veut refaire un plateau de 100m² du sol au plafond avec des cloisons, de la climatisation et une salle de réunion high-tech pour 20000€. » Postes de travail, éclairages, électricité haute et basse tension, cloisons, sols, murs… Mettre les choses dans l’ordre permet de faire des arbitrages. D’accord, mais quid du budget pour donner du cachet à ses locaux ? Raymond Leuliet est très clair sur le sujet : « Il existe trois fourchettes. La première, basse, de 200 à 300€/m² pour une rénovation légère avec sol, peinture, électricité et du cloisonnement léger. Une autre, autour de 500€/m² avec un travail plus fouillé de cloisonnement et d’électricité, la rénovation des sols et des plafonds. Enfin, au-dessus de cette tranche moyenne, une rénovation plus lourde pour laquelle il faut compter 800-900€/m² avec la climatisation, la refonte du réseau courant fort et faible ». Soit une enveloppe moyenne de 50000€ pour un plateau de 100m².

Article réalisé par Olivier Remy

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