L’archivage, parent pauvre des services de confiance

Il est curieux de constater combien la digitalisation, qui consiste à dématérialiser des processus, néglige trop souvent la partie conservation du processus pour ne pas dire qu’elle l’oublie tout simplement ou la repousse à plus tard.

C’est ainsi que l’on entend souvent des réponses assez hallucinantes à la question posée destinée à savoir comment sont par exemple conservés des contrats après avoir été signés électroniquement.

Pourquoi une telle question tout d’abord et ensuite est-ce vraiment un sujet, les espaces partagés de l’entreprise ne suffisent-ils pas ?

Comme quoi le chemin à parcourir est encore long avant d’avoir le bon réflexe qui consiste à penser à l’archivage le plus tôt possible et à être conscient que les documents numériques nécessitent un archivage particulier destiné à garantir l’origine, l’intégrité, la confidentialité et la pérennité des documents qui lui sont confiés.

Certains vous répondront que dans le cas des documents signés, la protection est assurée par construction sauf qu’il ne faut pas oublier qu’une signature électronique n’est pas pérenne à cause principalement de l’obsolescence cryptographique. Il est cependant indispensable d’y prendre garde au risque d’avoir conservé une signature qui se révélerait sans effet le jour où l’on pourrait en avoir besoin car dans l’impossibilité de prouver sa validité.

Une fois convaincu de la nécessité de la conservation sécurisée, on se heurte alors à un autre phénomène mieux connu de tous : le coût. En effet l’archivage électronique coûte encore relativement cher par rapport à des solutions d’hébergement. Cet état de fait se justifie parfaitement de par l’ensemble des dispositifs à mettre en place afin de pouvoir satisfaire aux exigences évoquées précédemment en matière d’archivage électronique, sans oublier la nécessité de s’engager sur un résultat et non sur des moyens.

Néanmoins, il serait sans doute possible et plus raisonnable mais surtout plus logique d’envisager plusieurs niveaux de service de conservation, avec des coûts différents, tout comme pour la signature électronique, dans la mesure où toutes les données n’ont effectivement pas la même valeur, la même criticité. Il s’agit là d’un vaste débat sur lequel nous aurons l’occasion de revenir tout comme le fait de pouvoir utiliser les services en mode cloud pour réaliser de l’archivage électronique alors que de prime abord tout s’y oppose en particulier en matière de confidentialité.

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